Pagamenti elettronici: non sempre è necessario il collegamento POS-RT

Il traguardo del primo adempimento massivo afferente al nuovo obbligo di interconnessione telematica POS-RT si avvicina.

È quindi tempo di predisporre tutto il materiale necessario ad ottemperare, per quanto ci troviamo ancora in una fase di limbo, posto che le procedure operative non sono ancora state rese disponibili.

Il nuovo obbligo di collegamento tra POS e cassa: il caso di tabaccherie ed edicole

In premessa ricordiamo che la Legge di bilancio 2025, intervenendo sul decreto legislativo n. 127/2015, ha imposto la piena integrazione tra il processo di registrazione dei corrispettivi con RT (o documento commerciale on line) e il processo di pagamento elettronico.

Il successivo provvedimento direttoriale del 31 ottobre 2025 ha chiarito che non sarà necessario un collegamento fisico tramite cavi e cavetti: l’abbinamento sarà esclusivamente “logico”, tramite un censimento da effettuare sul portale Fatture e Corrispettivi.

Per i dispositivi appartenenti allo stock iniziale, ovvero i POS per i quali nel mese di gennaio 2026 risultava già in essere un regolare contratto di convenzionamento, la finestra temporale per mettersi in regola sarà di 45 giorni.

Da quando? Dalla data in cui l’Agenzia delle entrate renderà disponibile l’apposita procedura web sul portale, apertura attesa per i primi giorni di marzo e che sarà annunciata da un messaggio sul sito dell’Agenzia stessa. Nel frattempo, professionisti e imprese si interrogano sui confini esatti dell’obbligo.

Un caso di scuola emblematico è quello delle tabaccherie e delle edicole.

Parliamo di attività per le quali ci si trova normalmente dinnanzi ad un regime fiscale “ibrido”.

Da un lato vi è la vendita di tabacchi o giornali, operazioni che il legislatore ha oggettivamente esonerato dall’obbligo di emissione del documento commerciale (di seguito anche “DC”).

Dall’altro lato, spesso vengono anche effettuate operazioni commerciali ordinarie, come la vendita di giocattoli, articoli di cancelleria o prodotti di profumeria, per le quali lo scontrino telematico rimane un obbligo inderogabile.

Come si declina il nuovo adempimento in questo quadro?

Esclusività delle operazioni esonerate

Partiamo dalla situazione più lineare. Se un’edicola o una tabaccheria effettua esclusivamente vendite esonerate (solo giornali o solo tabacchi) e non emette mai il documento commerciale, il problema dell’abbinamento POS-RT non si pone alla radice.

Il principio giuridico di base è semplice: il vincolo di collegamento dei dispositivi di incasso presuppone in via preliminare l’utilizzo del registratore telematico.

Venendo meno l’obbligo principale di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei corrispettivi, decade automaticamente anche il dovere di interconnessione del POS sulla piattaforma web. L’esercente, pertanto, non dovrà eseguire alcuna operazione sul portale.

L’uso promiscuo del terminale

Il quadro si fa più complesso in presenza di attività miste, per il quale si possono ipotizzare due differenti scenari.

Analizziamo ora il caso A: l’esercente dispone di un solo terminale POS e lo utilizza in modo promiscuo, facendovi transitare sia il pagamento elettronico per il pacchetto di sigarette o la rivista (esonerati) sia quello per il quaderno o il giocattolo (soggetti a scontrino). In questa specifica ipotesi, l’obbligo di collegamento derivante dall’incasso a mezzo POS di corrispettivi soggetti a emissione di documento commerciale (quaderno, giocattolo) “contamina” l’intero dispositivo hardware o software; di conseguenza, il POS deve essere obbligatoriamente censito e abbinato alla matricola del registratore telematico, indipendentemente dal fatto che venga usato anche per incassare la vendita di un bene esonerato da emissione del documento commerciale.

In sintesi, anche un uso residuale del POS per operazioni per le quali è prevista l’emissione del documento commerciale attrae il POS stesso nell’alveo dell’adempimento.

Separazione fisica dei dispositivi e la funzione lucchetto

A questo punto entra in gioco il caso B, ovvero la strategia della netta separazione dei terminali POS.

Ipotizziamo che l’esercente abbia scelto (perché stiamo parlando di quanto accaduto nel mese di gennaio 2026!) di dotarsi di due terminali POS distinti: uno dedicato alle sole vendite di cancelleria e oggettistica, l’altro relegato all’uso esclusivo per tabacchi o giornali.

In questo caso il primo POS andrà regolarmente collegato alla cassa telematica. Il secondo terminale, essendo ad uso esclusivo dei corrispettivi esonerati, è invece sottratto all’obbligo di collegamento.

Attraverso l’area riservata, l’operatore dovrà accedere alla sezione “POS non collegati” e attivare un’apposita icona a forma di lucchetto, dichiarando formalmente all’amministrazione finanziaria l’uso esclusivo del dispositivo per operazioni fuori perimetro.

Bisogna però muoversi con cautela: è una scelta irreversibile. Una volta “lucchettato”, quel terminale non potrà mai più essere usato per incassare beni soggetti a documento commerciale.

Certificazione volontaria e conseguenze sull’esonero

Rimane un’ultima fattispecie: cosa accade se l’esercente ha deciso volontariamente di emettere lo scontrino telematico anche per le vendite oggettivamente esonerate, battendo l’operazione con l’apposito codice natura “N2 - operazioni non soggette”?

In questo caso, si annulla il beneficio dell’esonero. I dispositivi di pagamento elettronico utilizzati per incassare tali corrispettivi, ancorché legati a beni esentati in origine, ricadono pienamente nell’obbligo e dovranno essere puntualmente abbinati al registratore telematico, in quanto sono stati oggetto di emissione di documento commerciale.