Non tutti i POS devono essere abbinati alla cassa. E lo dimostra anche la funzione disponibile sul portale delle Entrate per comunicare l'assenza di collegamento
I dati di scontrini e pagamenti elettronici devono viaggiare insieme: questo nuovo obbligo è entrato in vigore con l’arrivo del 2026. Ma non tutti i POS devono essere necessariamente collegati alla cassa.
Il servizio online dell’Agenzia delle Entrate dedicato al nuovo adempimento, infatti, permette anche di comunicare l’assenza di collegamento nei casi di esonero o di dismissione di un dispositivo.
Non tutti i POS devono essere collegati alla cassa: i casi di esonero
Utilizzare un POS non vuol dire necessariamente dover rispettare l’obbligo di collegarlo a un registratore telematico.
Le novità, ad esempio, non riguardano le partite IVA che certificano i corrispettivi esclusivamente tramite le fatture, anche quando il pagamento avviene tramite carte o bancomat. E non toccano neanche i corrispettivi certificati mediante distributori automatici (cosiddette “vending machine”), la cessione di carburante e le operazioni di ricarica dei veicoli elettrici.
Allo stesso modo non ci sono abbinamenti da fare nei casi di esonero dall’obbligo di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica, come ad esempio la vendita di tabacchi e generi di monopolio o le vendite a distanza.
Di seguito il riepilogo dei casi in cui il POS non deve essere abbinato alla cassa.
| Tipologia di vendite | Numero di POS e utilizzo | Obbligo di collegamento | Operazioni nel portale “Fatture e Corrispettivi” |
|---|---|---|---|
| Solo vendite certificate con fattura | 1 o più | No | Nessuna. |
| Solo vendite esonerate dalla certificazione dei corrispettivi | 1 o più | No | Nessuna. |
| Solo vendite relative a vending machine, carburanti e/o ricarica veicoli elettrici | 1 o più | No | Nessuna. |
Coloro che gestiscono attività miste, però, potrebbero dover comunque abbinare alla cassa il POS utilizzato per incassare i pagamenti relativi alle operazioni di diversa natura o, in alternativa, dedicare un dispositivo esclusivamente alle transazioni che non rientrano nell’obbligo di collegamento e comunicarlo all’Agenzia delle Entrate.
Più POS per operazioni diverse: come gestire il collegamento alla cassa
In sintesi, gli esercenti che gestiscono solo attività escluse dall’obbligo entro la prima scadenza del 20 aprile non devono effettuare alcuna operazione sul portale istituzionale.
Coloro che incassano pagamenti relativi a operazioni di diversa natura dovranno comunque comunicare con l’Amministrazione finanziaria:
- se utilizzano lo stesso POS, come tutti gli altri dovranno sempre registrare il collegamento associando la matricola del Registratore Telematico ai dispositivi o alle app utilizzate per le transazioni;
- se, invece, si usano diversi strumenti, dedicandone uno specificamente all’incasso dei corrispettivi esonerati dall’obbligo di certificazione tramite documento commerciale, per quest’ultimo non è necessario il collegamento con la cassa e si può comunicare l’uso esclusivo per le operazioni esenti all’Agenzia delle Entrate.
Esiste, poi, anche una terza ipotesi, come sottolinea la guida dedicata: “Se, tuttavia, l’esercente sceglie volontariamente di emettere il documento commerciale per i corrispettivi esonerati, i POS utilizzati per l’incasso elettronico devono essere collegati”.
Di seguito un riepilogo dei casi.
| Tipologia di vendite | Numero di POS e utilizzo | Obbligo di collegamento | Operazioni nel portale “Fatture e Corrispettivi” |
|---|---|---|---|
| Vendite in parte certificate con documento commerciale e in parte con fattura | 1 o più, utilizzati per l’incasso sia dei documenti commerciali sia delle fatture | Sì | Collegamento di tutti i POS. |
| 1 o più, di cui almeno 1 utilizzato esclusivamente per l’incasso delle fatture | Sì | Collegamento di tutti i POS utilizzati per l’incasso dei documenti commerciali. Limitatamente ai POS utilizzati esclusivamente per le fatture, possibilità di esclusione nella procedura web “POS non collegati”. | |
| Vendite in parte certificate con documento commerciale e in parte esonerate dalla certificazione | 1 o più, utilizzati per l’incasso sia dei documenti commerciali sia dei corrispettivi esonerati | Sì | Collegamento di tutti i POS. |
| 1 o più, di cui almeno 1 utilizzato esclusivamente per l’incasso dei corrispettivi esonerati | Sì | Collegamento di tutti i POS utilizzati per l’incasso dei documenti commerciali. Limitatamente ai POS utilizzati esclusivamente per i corrispettivi esonerati, possibilità di esclusione nella procedura web “POS non collegati”. | |
| Vendite in parte certificate con documento commerciale e in parte relative a vending machine, carburanti e/o ricarica veicoli elettrici | 1 o più, utilizzati per l’incasso sia dei documenti commerciali sia delle vending machine, carburanti e/o ricarica veicoli elettrici | Sì | Collegamento di tutti i POS. |
| 1 o più, di cui almeno 1 utilizzato esclusivamente per l’incasso da vending machine, carburanti e/o ricarica veicoli elettrici | Sì | Collegamento di tutti i POS utilizzati per l’incasso dei documenti commerciali. Limitatamente ai POS utilizzati esclusivamente per i corrispettivi da vending machine, carburanti e/o ricarica veicoli elettrici, possibilità di esclusione nella procedura web “POS non collegati”. |
Come e quando utilizzare la funzione POS non collegati
Tra le funzionalità disponibili nel servizio online Gestione Collegamenti, attivo dal 5 marzo sul portale Fatture e Corrispettivi, c’è anche la sezione POS non collegati.
Da questa area web l’esercente può visualizzare tutti i sistemi che risultano associati alla sua utenza ma non sono collegati. E comunicare la chiusura, quindi l’esclusione totale, per tre motivazioni:
- il POS è presente per errore e l’esercente non ne è titolare;
- lo strumento non è più nella disponibilità dell’esercente: è stato restituito o dismesso;
- il sistema fisico o virtuale viene utilizzato esclusivamente per le operazioni escluse dall’obbligo di certificazione tramite RT.
La ragione dell’esclusione, insieme alla data, viene specificata dall’esercente durante la procedura guidata da seguire per eliminare i POS dagli strumenti in uso, operazione irreversibile.
Questo passaggio è utile a dare un quadro chiaro all’Agenzia delle Entrate sul flusso di scontrini e pagamenti elettronici, riducendo al minimo la possibilità che dall’analisi dei dati emergano anomalie.
Lo scopo del nuovo obbligo è proprio quello di agevolare i controlli dell’Agenzia delle Entrate sul flusso di informazioni che arrivano dalle partite IVA, limitando al massimo anche gli errori da parte dell’Amministrazione finanziaria. Obiettivo che si può raggiungere solo partendo da una panoramica chiara degli strumenti in uso.
Articolo originale pubblicato su Informazione Fiscale qui: Non tutti i POS devono essere collegati alla cassa
