Scontrino elettronico, la gestione dei corrispettivi con più punti cassa

Scontrino elettronico, come ci si adegua al nuovo obbligo quando nello stesso negozio ci sono più punti cassa? Gli esercenti possono far confluire il flusso di memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi in un unico Registratore Telematico che funge da punto di raccolta e comunica con l’Agenzia delle Entrate.

Per dare vita a questo sistema bisogna seguire istruzioni ben precise e adottare delle tecniche di controllo. In ogni caso si tratta di una scelta per il contribuente.

Scontrino elettronico: come adeguarsi quando nel punto vendita ci sono più punti cassa

Il nuovo obbligo dello scontrino elettronico crea un filo diretto tra operatori IVA e amministrazione finanziaria: in questo dialogo il mezzo di comunicazione è rappresentato dal Registratore Telematico, una nuova versione della classica cassa.

Ma cosa succede se nello stesso punto vendita ci sono più postazioni per pagare? I canali si moltiplicano ma possono confluire tutti in un unico sistema più complesso: in altre parole le informazioni viaggiano prima all’interno, tra i vari punti cassa, e poi verso l’esterno, nella trasmissione dei dati con il Fisco.

Il ServerRT o unico RT, che deve essere collocato presso il singolo punto vendita, rappresenta il punto in cui vengono raccolti i corrispettivi e costituisce lo strumento che sigilla i file e li invia al sistema.

Ma è necessaria una precisazione: se da un lato è possibile collegare più apparecchi in un unico negozio, dall’altro non è possibile avere un solo Registratore Telematico di raccolta per più punti vendita anche se l’azienda è la stessa.

A spiegare il meccanismo che si innesca è l’Agenzia delle Entrate, nelle specifiche tecniche aggiornate a fine giugno 2019.

Gli esercenti che operano con un “numero non inferiore a tre punti cassa per singolo punto vendita” possono effettuare la memorizzazione e la trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi giornalieri delle singole postazioni con un unico punto di raccolta.

Nel testo si legge la definizione di punto cassa:

“Un sistema collocato nel punto di incasso dei corrispettivi, composto da un hardware e un software per la gestione delle vendite in grado di trasmettere i dati riferiti ai documenti generati (documenti commerciali o fatture) al server RT”.

Lo strumento che funge da aggregatore dei diversi punti cassa ha le stesse caratteristiche del Registratore Telematico e le stesse modalità di attivazione.

Come per l’apparecchio standard, inoltre, l’esercente può scegliere di acquistarne uno nuovo o di adeguare un server già in uso secondo gli standard necessari per le operazioni connesse allo scontrino elettronico .

Scontrino elettronico con più punti cassa, come gestire le singole postazioni

Server RT e punti cassa devono essere dotati di una matricola di riferimento: le varie postazioni devono essere univocamente identificate e registrate sull’apparecchio centrale che contiene una mappa dei punti cassa ad esso connessi.

Dal fulcro della memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi, deve essere possibile stampare, anche virtualmente, ed esportare i dettagli delle operazioni effettuate dal singolo punto cassa.

Chi collega i suoi punti cassa a un unico punto di raccolta, rappresentato da un Registratore Telematico, deve tener conto di alcuni obblighi:

• far certificare annualmente il proprio bilancio di esercizio;
• dotarsi di un processo di controllo interno, strutturato nelle fasi indicate nelle specifiche tecniche:

1. Alla chiusura dell’ultimo punto cassa, si produce un documento contenente il rapporto finanziario di giornata del punto vendita, che è formato dal riepilogo
per totali dei rapporti dei singoli punti cassa. In questo documento sono messi
in evidenza, distinti per punto cassa:

• il totale dei corrispettivi;
• il totale incassato per tipologia di pagamento (assegni, contante, carta di credito, bancomat, ecc.).

2. Successivamente alle operazioni di cui al punto 1. viene predisposto apposito report di dettaglio che consenta la quadratura e la verifica dei corrispettivi.

E infine un monito fondamentale da parte dell’Agenzia delle Entrate, lo scambio di dati interno deve verificarsi secondo un protocollo che garantisca un adeguato livello di inalterabilità e confidenzialità delle informazioni.