Scontrino elettronico obbligatorio e POS: attenzione alla conservazione

Dalla ricevuta cartacea al tracciato dei pagamenti con POS: l’obbligo di conservazione decennale tenta il passaggio definitivo al digitale.

A prevedere la novità, in ottica semplificazione, è la bozza del nuovo decreto per l’attuazione del PNRR.

Ai fini degli obblighi di conservazione previsti dall’articolo 2220 del Codice Civile, sarà possibile passare dalla carta al dato digitale relativamente ai pagamenti effettuati tramite POS.

I documenti che attestano le transazioni tramite carte di credito, debito e prepagate potranno essere utilizzati per rispettare l’obbligo di archiviazione per 10 anni.

POS, ricevute senza obbligo di conservazione: cosa prevede la bozza del nuovo decreto PNRR

L’articolo 8 della bozza del nuovo decreto semplificazioni PNRR rappresenta un passo importante verso la digitalizzazione della contabilità aziendale e pubblica.

In sostanza, la norma equipara i tracciati digitali dei pagamenti elettronici (POS, bonifici, app) ai documenti cartacei o digitali tradizionali ai fini della conservazione decennale prevista dal Codice Civile.

Nello specifico, si prevede che:

Ai fini di cui all’articolo 2220 del Codice civile, possono essere utilizzati, altresì, i tracciati digitali dei pagamenti effettuati attraverso terminali abilitati al pagamento con carta di credito, debito e prepagata, o altra modalità digitale.

Vale la pena ricordare che l’articolo 2220 del Codice Civile prevede, in materia di scritture contabili, l’obbligo di conservazione per 10 anni dalla registrazione. Stessi tempi sono previsti per fatture e corrispettivi.

La norma mira quindi a rendere più fluida e digitale la conservazione dei documenti relativi ai pagamenti effettuati tramite POS abilitati al pagamento con carte e altre modalità tracciabili.

Conservazione sempre più digitale, ma gli obblighi non cambiano

Pur evidenziando che il testo del decreto PNRR non è ancora definitivo e che l’analisi si basa su una semplice bozza, è utile evidenziare che la norma in esame punta non tanto a cancellare un obbligo - come abbiamo letto su più fonti in queste ore - quanto ad ampliare i mezzi di prova.

Il flusso di dati digitali (quello che passa dallo scontrino elettronico obbligatorio alla banca/circuito di pagamento), nella logica seguita dal Legislatore, avrà lo stesso valore legale della “carta” ai fini dell’articolo 2220 del codice civile.

Se il tracciato digitale è conservato a norma, assolve l’obbligo decennale.

Si tratta quindi di una semplificazione procedurale, che non cambia la sostanza degli obblighi di conservazione.

Resta quindi in ogni caso l’onere di garantire la conservazione per i 10 anni dalla registrazione, in una forma diversa.

L’impresa dovrà assicurarsi che il tracciato relativo ai pagamenti tramite POS resti a disposizione per il periodo richiesto dal codice civile e che lo stesso sia archiviato correttamente.