Scontrini e pagamenti elettronici devono viaggiare all'unisono. E se il registratore telematico cambia, ci sono precise istruzioni e scadenze da rispettare per il collegamento con i POS
I dati su pagamenti e scontrini elettronici devono muoversi in maniera coordinata verso l’Agenzia delle Entrate: è questa la regola in vigore dal 1° gennaio. Ed è per questo che è necessario stabilire e mantenere un collegamento tra la cassa e i POS utilizzati, aggiornando gli abbinamenti in caso di variazioni.
Modificare l’associazione dei sistemi per incassare pagamenti cashless è una operazione semplice, che si può gestire tramite il servizio online disponibile sul portale Fatture e Corrispettivi.
Più complessa, invece, è la procedura che riguarda l’attivazione di un nuovo Registratore Telematico: i passi da seguire e le scadenze da rispettare.
Collegamento POS-RT solo dopo il censimento del nuovo registratore telematico
Nel servizio online dell’Agenzia delle Entrate gestione collegamenti, che è attivo dal 5 marzo e permette di collegare la cassa ai POS fisici e virtuali, l’esercente trova già inserita la matricola del Registratore Telematico che risulta associata alla sua partita IVA. Diversamente da quanto previsto per i sistemi di pagamento elettronico, non è possibile inserire manualmente o modificare i dati.
L’utente potrà agire solo sui registratori che risultano precedentemente censiti e attivati.
Come si legge nelle specifiche tecniche per la memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi, l’installazione e l’attivazione del Registratore Telematico è condotta da laboratori e tecnici abilitati dall’Agenzia delle entrate.
“In fase di attivazione, il tecnico abilitato inserisce nel Registratore Telematico, mediante gli appositi dispositivi di input, i propri dati identificativi (Codice Fiscale del tecnico e Partita IVA del laboratorio per il quale lavora) e quelli dell’esercente (Partita IVA); successivamente viene dato l’input al Registratore Telematico di trasmettere la richiesta di attivazione al sistema AE.”
Si legge nel documento.
Di conseguenza, in caso di nuovo RT per la propria attività l’esercente, anche con il supporto dell’intermediario e del tecnico, dovrà procedere con l’eliminazione dell’associazione del vecchio dispositivo, comunicandolo all’Agenzia delle Entrate, e con la nuova associazione.
I dati aggiornati dovrebbero, poi, risultare anche nel sistema di gestione dei collegamenti tra POS e cassa per stabilire la connessione tra i dispositivi in uso.
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Attivazione di un nuovo registratore da collegare ai POS: istruzioni e scadenze
Gli esercenti che si sono dotati di recente di una cassa, infatti, per mettersi al riparo da sanzioni dovranno comunque stabilire il collegamento tra i sistemi in uso all’inizio dell’anno (fino al 31 gennaio 2026) e censiti dall’Agenzia delle Entrate per rispettare la prima scadenza del 20 aprile prevista in questa fase transitoria.
Una volta comparso il nuovo RT sarà necessario stabilire un nuovo collegamento con i POS in uso, rispettando il termine mobile previsto a regime.
| Attivazione POS | Tempi e scadenza per il collegamento |
|---|---|
| Fino al 31 gennaio | Entro il 20 aprile |
| Nel mese di febbraio | Dal 6 al 30 aprile |
| Nel mese di marzo | Dal 6 al 31 maggio |
| Nel mese di aprile | Dal 6 al 30 giugno |
Per i POS attivati dal 1° febbraio o per le variazioni è possibile agire sul portale Fatture e Corrispettivi per comunicare gli abbinamenti dal sesto all’ultimo giorno del secondo mese successivo alle attivazioni.
Come specificato dall’Agenzia delle Entrate, l’aggiornamento delle associazioni è necessario nei seguenti casi:
- collegamento di un POS già in uso ad un altro RT già in uso;
- attivazione di un nuovo RT che viene collegato a uno o più POS già in uso;
- attivazione di un nuovo POS che viene collegato a uno o più RT già in uso e/o dismissione di un POS o di un RT.
Facendo un esempio pratico, in caso di utilizzo di un nuovo registratore telematico da febbraio si potrà agire solo dal 6 e fino al 30 aprile 2026. Mentre chi ha attivato un RT da marzo dovrebbe trovare dal mese di maggio il nuovo dispositivo da associare ai diversi POS.
Articolo originale pubblicato su Informazione Fiscale qui: Nuovo registratore da collegare ai POS: procedure, istruzioni e scadenze
