La gestione della delega unica: le istruzioni per gli intermediari

La nuova delega unica ai servizi dell’Agenzia delle Entrate e dell’Agenzia delle Entrate-Riscossione è ormai una realtà operativa.

Lo strumento ha il pregio di unificare il processo di delega del contribuente a favore dell’intermediario per l’accesso ai diversi portali telematici, nonché di razionalizzare le scadenze, fissate al 31 dicembre del quarto anno successivo al conferimento.

Se dal lato del contribuente la procedura si è snellita (una sola delega per AdE e AdER), è opportuno analizzare i riflessi operativi per lo studio professionale.

La gestione della raccolta delle deleghe e relativa trasmissione è già stata oggetto di altro contributo.

In questa sede ci si soffermerà sull’operatività a delega conferita, che per l’intermediario si articola sostanzialmente in tre fasi:

• la necessaria accettazione preventiva e una tantum delle condizioni di utilizzo;
• il monitoraggio costante delle deleghe ricevute;
• l’eventuale procedura di rinuncia all’incarico.

Di seguito vengono analizzati i passaggi tecnici da effettuare all’interno dell’area riservata.

Delega unica: l’accettazione delle condizioni generali di utilizzo

Il primo adempimento a carico dell’intermediario delegato riveste carattere preliminare.

Il punto 9.1 del Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 2 ottobre 2024 stabilisce che i professionisti possono utilizzare i servizi delegati solo previa formale accettazione delle condizioni di utilizzo.

Attraverso questo passaggio, l’intermediario si impegna a trattare i dati sensibili esclusivamente per le finalità connesse allo svolgimento dell’incarico e nel rigoroso rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali.

Sotto il profilo operativo, si tratta di un’azione da effettuare una sola volta: effettuando l’accesso alla propria area riservata, all’interno della sezione dedicata alle deleghe, il professionista visualizza un avviso specifico per l’accettazione del regolamento.

Cliccando sul comando di accettazione, l’intermediario diviene pienamente operativo anche per le funzionalità della nuova delega unica.

L’assenza di questa convalida iniziale impedisce di fatto l’attivazione e la conseguente efficacia delle deleghe conferite con il nuovo sistema telematico.

Il monitoraggio e la verifica delle deleghe

La seconda fase riguarda la gestione ordinaria e la manutenzione del “portafoglio deleghe”.

Il monitoraggio lato delegato è utile, in primo luogo, per avere immediata contezza del buon fine dei conferimenti effettuati direttamente dal contribuente tramite la propria area riservata.

Nel caso in cui il contribuente decida di agire in totale autonomia tramite la propria area web, l’intermediario non è chiamato ad effettuare alcuna trasmissione di file XML, ed ha quindi la necessità di riscontrare l’effettiva attivazione dell’incarico, interrogando i sistemi.

Accedendo alla specifica sezione dedicata (raggiungibile seguendo il percorso “Il tuo profilo”, poi “Deleghe”, “Intermediari” e infine la voce “Chi mi ha delegato”) il professionista ha modo di visualizzare l’elenco completo dei soggetti deleganti.

La piattaforma telematica consente di impostare filtri di ricerca mirati, ad esempio inserendo il codice fiscale del singolo assistito, per verificare lo stato di attivazione e il dettaglio analitico dei singoli servizi per i quali si risulta abilitati.

Tale ambiente espone altresì lo storico delle deleghe conferite in passato con le precedenti procedure, e risulta pertanto utile sotto il profilo della gestione della fase transitoria: le vecchie deleghe, infatti, resteranno efficaci fino alla loro naturale scadenza, ma entro il limite temporale inderogabile del 28 febbraio 2027.

L’area riservata consente inoltre al soggetto delegato di esportare l’elenco completo delle deleghe lui conferite in un file elaborabile in formato CSV, agevolando notevolmente le procedure di controllo interno e l’eventuale importazione nei software gestionali per la pianificazione dei futuri rinnovi.

Delega unica: l’eventuale rinuncia

Nello svolgimento dell’attività professionale si presentano fisiologicamente situazioni in cui il rapporto di consulenza si interrompe.

Si ipotizzi il caso di un cliente che cessa l’attività aziendale o si affida a un diverso studio professionale, rendendosi irreperibile per la necessaria e formale revoca degli incarichi pregressi.

In assenza di un intervento correttivo, lo studio originario manterrebbe formalmente l’abilitazione ad accedere alle aree riservate di tale contribuente. Per risolvere queste casistiche di stallo, la procedura telematica contempla in modo espresso l’istituto della rinuncia.

Operando sempre all’interno della sezione “Chi mi ha delegato”, il professionista individua la posizione dell’ex cliente e seleziona l’opzione “Rinuncia” dal menu delle azioni disponibili.

Tale funzione è da utilizzare nella consapevolezza che si rinuncia all’intera delega unica, non vi è modo di effettuare una rinuncia parziale (ad esempio, dismettendo l’accesso al Cassetto Fiscale ma mantenendo contestualmente attivo quello per l’area della Riscossione).

Di conseguenza, laddove l’intento non sia quello di rinunciare al tutto, bensì di rinunciare solo a parte, la corretta procedura da porre in essere è quella di un nuovo conferimento da parte del contribuente di una delega unica (che sostituirà la precedente) contenente solo i servizi cui si intende mantenere l’accesso.