Delega unica: come e quando gli intermediari inviano i dati all’Agenzia delle Entrate

La delega unica ai servizi fiscali è pienamente operativa dallo scorso 8 dicembre 2025.

Si tratta dello strumento introdotto dall’articolo 21 del decreto legislativo n. 1/2024, i cui profili tecnici sono stati delineati dai successivi provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate.

Tramite la delega unica il contribuente può concedere all’intermediario abilitato una o più deleghe per operare sulla propria posizione.

Le novità sostanziali rispetto al passato risiedono nella possibilità di delegare, con un unico passaggio, non solo l’accesso al Cassetto Fiscale e alla sezione Fatture e Corrispettivi, ma anche i servizi afferenti all’Agenzia delle Entrate-Riscossione.

Un’ulteriore innovazione riguarda la validità temporale: l’autorizzazione ha scadenza fissa, stabilita nel 31 dicembre del quarto anno successivo alla data del conferimento. Di seguito le modalità di gestione, gli adempimenti e le tempistiche previste nel caso in cui sia l’intermediario delegato a comunicare all’Agenzia l’avvenuto conferimento di delega.

Gli obblighi di tenuta del registro e di conservazione

Qualora l’avvenuto conferimento di delega unica venga comunicato all’Agenzia delle Entrate a cura dell’intermediario, quest’ultimo è tenuto preliminarmente ad acquisire la delega stessa.

Il punto 5.2, del Provvedimento Ade del 2 ottobre 2024 impone infatti all’intermediario l’obbligo preliminare di acquisire la delega in formato cartaceo o elettronico, unitamente alla copia del documento di identità.

A seguito della raccolta, secondo quanto previsto dal successivo punto 9.3 del medesimo provvedimento, sorgono precisi adempimenti formali.

L’intermediario deve curare rigorosamente la tenuta di un apposito registro cronologico, sul quale devono essere giornalmente annotate le deleghe raccolte, riportando numero progressivo, data di conferimento o revoca, codice fiscale e dati anagrafici del delegante, nonché gli estremi del documento di identità del sottoscrittore.

Tutta la documentazione raccolta (punto 9.2) deve essere conservata, per un periodo decisamente lungo.

Il provvedimento ne dispone infatti la conservazione fino al decimo anno successivo alla data di revoca o di scadenza.

L’obbligo riguarda le deleghe acquisite, unitamente alla documentazione usata per l’identificazione del delegante e per l’eventuale attestazione della condizione di rappresentante legale (tutore, curatore speciale, amministratore di sostegno, genitore) o erede.

È altresì necessario individuare uno o più responsabili per la gestione delle deleghe e ricordare che se i documenti sono stati acquisiti in formato elettronico la conservazione deve avvenire nel rispetto delle norme del CaD.

Un esempio per chiarire: si ipotizzi che la delega sia stata conferita con decorrenza 20 febbraio 2026. La stessa scadrà il 31 dicembre 2030. Ciò significa che tutta la relativa documentazione dovrà essere conservata fino al 31 dicembre 2040!

La procedura di trasmissione e la generazione del file XML

Raccolta la delega, l’intermediario procede a comunicare la stessa all’Agenzia delle Entrate. Non è previsto esplicitamente un termine entro il quale tale operazione debba essere effettuata; il punto è che la delega non sarà attiva fintanto che non sarà trasmessa.

La nuova procedura telematica richiede la generazione di un file XML conforme alle specifiche tecniche, che deve essere firmato elettronicamente. Tale file può essere prodotto tramite l’utilizzo di software gestionali che prevedano tale funzione oppure tramite l’area riservata del portale telematico dell’Agenzia delle Entrate (sezione gestione delle deleghe).

Operando sul sito ADE occorre selezionare l’opzione per la nuova delega ai servizi online e comunicare l’incarico ricevuto dal cliente.

Il sistema richiede l’inserimento del codice fiscale del delegante; per le società è indispensabile indicare il codice fiscale della persona giuridica.

Proseguendo, si selezionano le singole voci oggetto di autorizzazione. Se il sottoscrittore è diverso dal delegante, come l’amministratore delegato, viene richiesto di inserire il relativo codice fiscale e specificare la carica ricoperta.

Si definisce quindi la tipologia di firma elettronica da apporre e si avvia la generazione, ottenendo il file XML strutturato, da sottoporre a firma digitale, come di seguito esaminato.

La sottoscrizione digitale e l’invio telematico

Il file prodotto deve essere firmato elettronicamente dal soggetto firmatario della delega. È questa la principale differenza della nuova delega unica: in precedenza l’intermediario delegato doveva raccogliere i dati e mantenere il registro cronologico e la documentazione, ma poi poteva procedere alla trasmissione senza ulteriori “conferme” da parte del contribuente.

La delega unica, invece, richiede la trasmissione del file XML precedentemente generato e provvisto di firma digitale del delegante (si trasmette il file .p7m).

I titolari di partita IVA e le persone giuridiche devono sottoscrivere il documento utilizzando obbligatoriamente una firma digitale qualificata, avvalendosi della Carta Nazionale dei Servizi (CNS), oppure una Firma Elettronica Avanzata basata sulla Carta di Identità Elettronica (CIE).

Per le persone fisiche non titolari di partita IVA è ammessa anche la firma elettronica con certificato non qualificato erogata dallo studio professionale. In quest’ultimo scenario, tuttavia, per la trasmissione sarà necessaria la controfirma digitale dell’intermediario per attestare la validità dell’operazione.

Completata l’apposizione della firma, l’operatore torna alla videata della procedura web, inserisce nuovamente il codice fiscale del delegante e carica il file p7m.

L’invio definitivo si concretizza con l’inserimento del PIN dell’intermediario delegato.

L’attivazione del sistema risulta celere: l’intermediario può accertare l’effettiva operatività interrogando la sezione di riepilogo per avere immediato riscontro.