Delega unica per i servizi online delle Entrate: istruzioni per CAF e professionisti

Dall’8 dicembre con una delega unica i contribuenti potranno affidare agli intermediari le chiavi dei servizi online sia dell’Agenzia delle Entrate, dal cassetto fiscale al portale fatture e corrispettivi, che dell’Agenzia delle Entrate riscossione.

Per abilitare l’accesso c’è una specifica procedura di cui possono farsi carico direttamente anche i professionisti e le professioniste interessate seguendo specifiche istruzioni.

A regime, le strade a disposizione degli intermediari saranno due:

• la predisposizione di un file xml firmato digitalmente dal contribuente;
• l’attivazione di un servizio web dedicato che dovrà essere realizzato sulla base di una convenzione stipulata con le Entrate.

Come funziona la delega unica per i servizi AdE e AdER? Istruzioni per CAF e professionisti

Nella fase iniziale, però, sarà possibile attivare la delega unica soltanto con la prima modalità. Come specificato dall’Agenzia delle Entrate nel provvedimento del 7 agosto 2025, sulle indicazioni per seguire la via alternativa c’è ancora da attendere.

Dall’8 dicembre, quindi, CAF, professionisti e professioniste potranno ottenere le chiavi d’accesso ai servizi online dei propri clienti tramite la trasmissione di un file xml generato tramite il software messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate e sottoscritto dal contribuente con le seguenti modalità:

• firma digitale;
• Firma elettronica avanzata (FEA) CIE;
• FEA realizzata utilizzando certificati digitali, anche non qualificati, conformi con quanto indicato nelle specifiche tecniche.

L’intermediario potrà procedere con la trasmissione del documento dalla sua area riservata sia con un invio puntuale che con uno massivo.

In ogni caso la delega, come previsto dal modulo predisposto dalle Entrate, dovrà contenere le seguenti informazioni:

• codice fiscale e dati anagrafici del delegante (contribuente, eventuale rappresentante o erede) e dell’intermediario;
• servizi on line oggetto di delega o revoca;
• data di conferimento o di revoca della delega;
• gli estremi del documento di identità del delegante se viene utilizzata la FEA realizzata utilizzando certificati digitali.

Le deleghe sono immediatamente attive. Solo quando sarà possibile, in una seconda fase, utilizzare i servizi web messi a punto da CAF e professionisti bisognerà attendere ricevuta con l’esito delle operazioni di acquisizione e verifica dei file trasmessi.

Contribuenti e professionisti riceveranno nella loro area riservata dell’Agenzia delle Entrate la notizia della delega. Inoltre, tutte le informazioni sono comunicate al contribuente anche tramite notifica sull’App IO.

Delega unica per i servizi online delle Entrate e dell’AdER: istruzioni per CAF e professionisti sulla fase transitoria

Dal prossimo 8 dicembre le vecchie procedure andranno definitivamente in pensione e già nei giorni precedenti non si potrà più operare seguendo le istruzioni attuali.

I giorni 6 e 7 dicembre, infatti, serviranno per adeguare il sistema alle novità.

“Qualora un intermediario ritenga di non potersi adeguare, in tempo utile, alle nuove modalità di comunicazione dei dati relativi al conferimento delle deleghe, lo stesso potrebbe, ad esempio, procedere, fino al 5 dicembre 2025, al rinnovo di quelle in scadenza con le procedure attualmente in vigore.”

È questo il consiglio che arriva dalle Entrate. Inoltre fino al 30 aprile 2026, gli intermediari non provvisti della delega alla consultazione del servizio “cassetto fiscale”, possono continuare a trasmettere all’Agenzia delle entrate l’elenco dei contribuenti che li hanno delegati per acquisire gli ulteriori dati necessari per l’applicazione degli Indici sintetici di affidabilità fiscale e per l’elaborazione della proposta di Concordato preventivo biennale per i periodi d’imposta 2025 e 2026 con le modalità previste dal Provvedimento dell’11 aprile 2025.

Delega unica per i servizi online delle Entrate e dell’AdER: come gestire la documentazione

Per gli intermediari, inoltre, gli adempimenti non si concludono con la richiesta di accesso ai servizi online dell’Agenzia delle Entrate e dell’AdER per conto dei clienti.

Prima di tutto il provvedimento del 4 ottobre scorso specifica gli obblighi da rispettare.

“Gli intermediari utilizzano i servizi delegati previa accettazione, nella propria
area riservata dell’Agenzia delle entrate, delle condizioni di utilizzo dei predetti servizi. Con l’accettazione di tali condizioni l’intermediario si impegna ad utilizzare le informazioni acquisite per effetto del conferimento della delega per le sole finalità connesse allo svolgimento dell’incarico professionale e a rispettare la normativa in materia di protezione dei dati personali.”

Dal punto di vista pratico, poi, CAF e professionisti sono chiamati a individuare uno o più responsabili per la gestione delle deleghe e devono conservare fino al decimo anno successivo alla data di revoca o di scadenza:

• le deleghe acquisite numerate e annotate, giornalmente, in un apposito registro cronologico, con indicazione dei seguenti dati:
  • numero progressivo e data della delega o della revoca;
  • codice fiscale e dati anagrafici/denominazione del delegante;
  • estremi del documento di identità del sottoscrittore della delega o della revoca;
• la documentazione usata per l’identificazione del delegante e per l’eventuale attestazione della condizione di rappresentante legale (tutore, curatore speciale, amministratore di sostegno, genitore) o erede.

“L’Agenzia delle entrate effettua controlli sulle deleghe acquisite, anche presso le sedi degli intermediari. Qualora siano riscontrate delle irregolarità nella gestione delle deleghe o delle revoche si procede, tra l’altro, alla revoca di cui all’articolo 8, comma 1, lett. h, del decreto dirigenziale 31 luglio 1998. Restano, inoltre, ferme la responsabilità civile e l’applicazione delle eventuali sanzioni penali.”

Mette in guardia, infine, l’Amministrazione finanziaria.