Udienze da remoto, cosa cambia dal 2026

Udienze da remoto nel processo tributario, dal 1° gennaio 2026 scattano le nuove regole tecnico-operative.

I processi a distanza si svolgeranno tramite la piattaforma Microsoft Teams, in sostituzione di Skype for Business. Tramite PEC, almeno tre giorni prima dell’udienza, l’ufficio di segreteria invierà una comunicazione contenete il link per il collegamento, l’orario del collegamento e l’informativa privacy.

Sarà vietata la registrazione, così come l’uso della messaggistica istantanea e il deposito di documenti tramite la piattaforma.

Queste alcune delle novità illustrate dal decreto MEF del 24 novembre 2025, pubblicato il 27 novembre in Gazzetta Ufficiale.

Udienze da remoto, dal 2026 si passa a Microsoft Teams

La principale novità del decreto MEF del 24 novembre è la migrazione tecnologica che interesserà i processi telematici instaurati presso le Corti di giustizia tributaria di primo e secondo grado.

Il passaggio da Skype for Business a Microsoft Teams nell’ambito della giustizia tributaria risponde alla necessità di un aggiornamento necessario per garantire la continuità dell’attività giurisdizionale.

Dal punto di vista tecnico-operativo, la piattaforma garantirà l’erogazione del servizio con un canale di comunicazione criptato su rete telematica pubblica. Il sistema di gestione e controllo (tenant) è ubicato su data center all’interno del territorio dell’Unione europea.

La gestione del servizio è affidata a Sogei, la società partner del MEF, che assume formalmente il ruolo di responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR.

Il Ministero, in qualità di titolare del trattamento, si impegna a riesaminare e aggiornare regolarmente le misure tecniche e organizzative adottate, tenendo conto delle valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA) per i trattamenti ad alto rischio.

Una PEC entro tre giorni dall’udienza per l’invio del link

Il decreto introduce meccanismi di sicurezza avanzati per tutelare l’integrità del procedimento.

Per i magistrati, i giudici tributari e i segretari, l’accesso al collegamento avviene tramite indirizzi di posta elettronica istituzionale con una procedura che prevede l’uso di almeno due fattori di autenticazione.

Almeno tre giorni prima dell’udienza, l’ufficio di segreteria della Corte di giustizia tributaria invierà una comunicazione tramite PEC alla parte che ha richiesto il collegamento da remoto, contenente il link per la partecipazione, l’avviso dell’ora della convocazione e l’informativa privacy.

Il link di partecipazione per le parti che hanno richiesto l’udienza da remoto è strettamente personale e non cedibile a terzi (salvo il difensore delegato).

Al fine di preservare il carattere pubblico o camerale dell’udienza, è stato inserito il divieto assoluto di registrazione con ogni strumento da parte di chiunque. È inoltre categoricamente vietato l’uso della messaggistica istantanea interna a Teams e il deposito di documenti tramite la piattaforma di videoconferenza.

Prima della discussione, difensori e parti dovranno dichiarare, sotto la propria responsabilità, che l’udienza non è vista né ascoltata da soggetti non ammessi e l’impegno a non effettuare registrazioni. Tali dichiarazioni devono essere verbalizzate.

Processo verbale a distanza con firma digitale

L’articolo 4 del decreto stabilisce poi che il processo verbale d’udienza digitale sia sottoscritto con firma elettronica qualificata o firma digitale da parte del Presidente (o giudice monocratico) e dal segretario.

Nel verbale si deve dare atto:

• delle modalità di accertamento dell’identità dei soggetti ammessi (eventuale esibizione di documento, i cui estremi non vengono però annotati per rispetto del principio di minimizzazione dei dati);

• della libera volontà di partecipazione e della conoscenza dell’informativa privacy;

• delle dichiarazioni di riservatezza rese dalle parti ai sensi del comma 5 dell’Art. 3.

In caso di indisponibilità del S.I.Gi.T., il Sistema Informativo della Giustizia Tributaria, il verbale analogico verrà redatto e successivamente trasformato in copia informatica, con attestazione di conformità tramite firma elettronica qualificata o firma digitale.

Nuove regole per le udienze comunicate già dal 1° dicembre 2025

Sul fronte della decorrenza delle novità, il decreto stabilisce una fase transitoria.

Dal 1° dicembre 2025, con l’entrata in vigore del decreto, le comunicazioni per le udienze da remoto sono inviate tenuto conto delle nuove regole.

Per le udienze da svolgersi entro il 31 dicembre 2025 continuano ad applicarsi le modalità precedenti, in relazione alle udienze le cui comunicazioni sono inviate entro il 30 novembre.

Per approfondire si allega di seguito il testo del decreto MEF pubblicato in Gazzetta Ufficiale del 27 novembre.