PEC degli amministratori, scadenza il 31 dicembre 2025. Il domicilio digitale deve essere personale

PEC degli amministratori, torna in auge uno degli adempimenti introdotti dalla Legge di Bilancio 2025.

Il 31 dicembre è fissata la scadenza per la comunicazione del domicilio digitale da parte delle imprese costituite in forma societaria. Un appuntamento che si lega alle novità recentemente introdotte dal Decreto legge n. 159/2025 in materia di sicurezza sul lavoro.

La PEC degli amministratori dovrà essere personale: non potrà coincidere con quella dell’impresa. In aggiunta, la comunicazione assuma natura obbligatoria solo per l’amministratore delegato e non anche per i consiglieri di amministrazione. Più chiaro inoltre il perimetro delle sanzioni.

PEC degli amministratori, novità in vista della scadenza

Dalla scadenza, ai soggetti obbligati fino alle sanzioni, il DL n. 159/2025 mette alcuni punti fermi sull’obbligo di comunicazione della PEC degli amministratori di società, con il fine di rispondere alle criticità che hanno caratterizzato il nuovo adempimento.

Si tratta di un obbligo introdotto dalla Legge di Bilancio 2025, in scadenza originariamente il 30 giugno scorso ma differito al 31 dicembre proprio per le criticità operative segnalate dalle imprese e alla luce di alcune divergenti interpretazioni del perimetro della norma.

Questa novità, introdotta dalla Legge 30 dicembre 2024, n. 207 (Legge di Bilancio 2025-2027), ha modificato il Decreto-legge n. 179 del 2012 estendendo il preesistente obbligo riguardante le imprese individuali e società anche agli amministratori di quest’ultime.

Si è fatto un gran parlare fin dal primo intervento del Legislatore del tema dell’aggiornamento della normativa sull’obbligo di comunicazione del domicilio digitale degli amministratori, partendo dalle critiche al provvedimento stesso, visto dagli operatori del settore come un ennesimo adempimento non necessario, e poi anche con riguardo ad una problematica attuazione pratica della disposizione.

Le diverse interpretazioni del testo normativo da parte delle CCIAA stesse hanno complicato l’attuazione della norma e il DL 159/2025 pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale lo scorso 31 ottobre punta quindi a uniformare i criteri dell’obbligo di indicazione del domicilio digitale.

Comunicazione della PEC degli amministratori entro il 31 dicembre 2025

L’articolo 13, al comma 3, interviene modificando il testo dell’articolo 5 comma 1 del del 179/2012 come segue:

“L’obbligo di cui all’articolo 16, comma 6, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito, con modificazioni, dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2, come modificato dall’articolo 37 del decreto-legge 9 febbraio 2012, n. 5, convertito, con modificazioni, dalla legge 4 aprile 2012, n. 35, e’ esteso alle imprese individuali che presentano domanda di prima iscrizione al registro delle imprese o all’albo delle imprese artigiane successivamente alla data di entrata in vigore della legge di conversione del presente decreto nonché all’amministratore unico o all’amministratore delegato o, in mancanza, al Presidente del consiglio di amministrazione di imprese costituite in forma societaria . Il domicilio digitale dei predetti amministratori non può coincidere con il domicilio digitale dell’impresa. Le imprese che sono già iscritte nel registro delle imprese comunicano il domicilio digitale dei predetti amministratori entro il 31 dicembre 2025 e, in ogni caso, all’atto del conferimento o del rinnovo dell’incarico.”

Partendo dalla scadenza, per le imprese già iscritte al Registro delle Imprese, la comunicazione della PEC degli amministratori va effettuata entro il 31 dicembre 2025 e, in ogni caso, all’atto del conferimento o del rinnovo dell’incarico.

Per le nuove nomine, la comunicazione dovrà essere effettuata momento del conferimento o del rinnovo dell’incarico.

Comunicazione della PEC solo per l’amministratore delegato. Obbligo anche per le società di persone

I recenti chiarimenti riguardano anche il perimetro dei soggetti obbligati.

La norma, come modificata, prevede che l’obbligo ricada esclusivamente sull’Amministratore Delegato o sul Presidente del CdA, escludendo dall’obbligo gli altri consiglieri di amministrazione.

Una precisazione che sta suscitando alcuni dubbi interpretativi, che appaiono però infondati. Dopo la precisazione introdotta qualcuno ha ipotizzato una implicita volontà di escludere gli amministratori delle società di persone, forse vista nella non felicissima indicazione dell’“amministratore unico o delegato”, definizioni in uso appunto nell’ambito delle società di capitali.

Di questo però non se ne rinviene traccia nell’esame della relazione di accompagnamento del testo del decreto legge depositata in Senato (AS 1706) dove viene fatto un più generico riferimento alle “imprese costituite in forma societaria”.

Non è quindi presente in alcun testo della norma, così come nei documenti che l’hanno accompagnata nella sua formazione e nel suo iter parlamentare, una espressa volontà di restringerne il perimetro di applicazione alle sole società di capitali.

Resta pertanto immutato il perimetro dei soggetti obbligati, ossia l’amministratore unico oppure l’amministratore delegato o in assenza Presidente del CdA di:

• società di capitali e società di persone;
• società semplici esercenti attività agricola;
• reti di imprese dotate di soggettività giuridica.

Resta invece confermato l’esonero per gli amministratori di:

• società semplici diverse da quelle esercenti attività agricola,
• società di mutuo soccorso,
• consorzi, società consortili e gli enti giuridici non costituiti in forma societaria o non aventi oggetto lo svolgimento di un’attività imprenditoriale.

La PEC dell’amministratore deve essere personale, non quella della società

Un altro punto chiarito riguarda l’indirizzo PEC da comunicare.

La norma specifica chiaramente che il domicilio digitale degli amministratori non può coincidere con il domicilio digitale dell’impresa.

Sarà pertanto necessario comunicare un indirizzo PEC personale, diverso da quello dell’impresa costituita in forma societaria.

Sul fronte delle sanzioni, la norma prevede infine che il mancato adempimento è soggetto alla disciplina già prevista per la mancata comunicazione del domicilio digitale dell’impresa, contenuta nell’articolo 16 comma 6-bis del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito, con modificazioni, dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2.

La sanzione va quindi da un minimo di 206 euro a un massimo di 2.065 euro, importo ridotto a un terzo in caso di adempimento nei trenta giorni successivi alla scadenza.