Digital Workplace: la nuova frontiera del lavoro digitale tra smart working, compliance e sicurezza dei dati

Una scrivania aziendale digitale, inserita in un ufficio che si allontana sempre più dall’idea di luogo fisico dove condividere le idee del team, lasciando il posto ad un ecosistema in cui la collaborazione si fa smart.

È il digital workplace, un concetto entrato ormai nella routine di molte realtà aziendali e professionali, favorito dallo sviluppo delle modalità di lavoro da remoto e a distanza.

Lavorare insieme vuol dire pianificare, condividere e comunicare con l’intero team. Stare insieme e lavorare per un progetto comune non significa però trovarsi necessariamente nello stesso luogo fisico.

L’utilizzo di piattaforme integrate di comunicazione, gestione dei processi e archiviazione permette di trasformare i luoghi di lavoro in ambienti virtuali, garantendo efficienza e produttività. Un esempio concreto? Le soluzioni sviluppate da Bitrix24.

La rivoluzione digitale del lavoro: dal fisico al virtuale

Dopo un periodo di normale adattamento, il lavoro da remoto e lo smart working non sono più peculiarità di poche realtà. L’innovazione e la digitalizzazione riguardano ormai la maggior parte dei contesti lavorativi in cui la presenza fisica in azienda, o in ufficio, non è più ritenuta centrale per lo sviluppo del progetto imprenditoriale.

La trasformazione digitale ha indubbiamente ridefinito il concetto di “ufficio”. Non si tratta più unicamente di un luogo fisico in cui il team svolge le proprie mansioni, ma di un ecosistema virtuale in cui tecnologia, persone e processi cooperano e si fondono, anche se a distanza.

Una distanza che è però solo fisica e non effettiva: costruire un digital workplace efficiente, completo e adattato rispetto alla specifica realtà lavorativa è fondamentale per consentire al team di lavorare in modo produttivo, in qualsiasi luogo.

Strumenti come Bitrix24 mostrano come il passaggio al digitale significhi concentrare in un’unica piattaforma la comunicazione, la gestione dei processi e l’archiviazione.

Il passaggio al digitale, che per molti si traduce in un costoso e complesso patchwork di app diverse, con Bitrix24 diventa sinonimo di efficienza massima. Parliamo di una soluzione all-in-one potenziata dall’IA, che accorpa tutti servizi e applicazioni (CRM, gestione progetti, chat), concentrando comunicazione, gestione dei processi e archiviazione in un solo ecosistema iper-efficiente.

Si tratta quindi di una soluzione progettata per sostituire una moltitudine di servizi e app separate.

Il digital workplace come ecosistema tecnologico dell’azienda

Come fare per organizzare al meglio gli uffici aziendali digitali? Un digital workspace ottimale parte dalla gestione degli spazi comuni, quelli in cui tutti i componenti della squadra possono confrontarsi e condividere dati, successi e progetti.

Con Bitrix24, funzionalità essenziali come chat interne, videoconferenze, gestione progetti e CRM (Customer Relationship Management) sono integrate in un ambiente unico, riducendo la dispersione e i tempi morti.

Favorire la comunicazione anche a distanza è centrale, non solo per la produttività ma anche per condividere la mission complessiva del proprio business.

Il Feed disponibile nella piattaforma si configura quindi come uno spazio in cui visualizzare e annotare le notizie che riguardano l’azienda e il team, vedere annunci, ma anche partecipare a sondaggi, discussioni e condividere post.

A questo si affianca il Messenger di Bitrix24, canale sicuro per mantenere tutte le comunicazioni all’interno dell’azienda, con chat, gruppi e sondaggi, consentendo tra l’altro di condividere documenti e file in maniera sicura. La funzionalità di eliminazione automatica dei messaggi, impostando scadenze personalizzate, permette di eliminare dai server comunicazioni contenenti informazioni riservate e temporanee, così da garantire la privacy degli scambi.

Per favorire la collaborazione, la piattaforma permette di realizzare videoconferenze per la gestione di riunioni online, ma anche strumenti per gestire documenti e per l’archiviazione di file in un drive aziendale.

Le bacheche Kanban e i diagrammi di Gantt favoriscono la gestione dei progetti, affiancandosi a lavagne che permettono di studiare progetti complessi, collaborare su nuove idee o visualizzare flussi di lavoro.

Il digital workspace come spazio di produttività individuale

Così come nel modello dell’ufficio fisico, anche in un digital workspace progettato in maniera ottimale ogni utente deve poter contare su uno spazio di lavoro personalizzato.

Una scrivania costruita su misura del singolo dipendente e collaboratore, che tramite la funzionalità Bitrix24 Vibe consente di personalizzare la Pagina iniziale (dashboard) per un accesso facile e veloce alle informazioni più importanti per il team e l’azienda.

Ogni utente potrà scegliere tra tre modelli predefiniti o modelli personalizzati, utilizzando decine di widget personalizzabili per creare scorciatoie per elementi specifici del prodotto, ad esempio il Feed, i flussi di lavoro e le attività dei dipendenti, aggiornati in tempo reale.

Per una pianificazione ottimale della giornata lavorativa, propria e del team, è possibile creare calendari condivisi, utili per organizzare riunioni ed eventi, così come utilizzare elenchi di controllo e incarichi secondari.

La scrivania personalizzata permette quindi al singolo di poter avere a portata di mano, e in modo rapido, le informazioni principali dell’attività dell’azienda, ma anche di eventi che esulano l’attività lavorativa, come ad esempio i compleanni dei diversi membri del team. L’obiettivo? Creare anche a distanza un ambiente di lavoro accogliente e a misura d’uomo, anche in un contesto in cui prevale la digitalizzazione.

Benefici per PMI, studi professionali e grandi aziende

Il passaggio dall’ufficio fisico ad ambienti digitali è indubbiamente una sfida, che impone a chi gestisce realtà aziendali di fare scelte accurate sugli strumenti da usare e da mettere a disposizione del proprio team di lavoro.

Si tratta però di una transizione ricca di vantaggi significativi per le aziende di ogni dimensione.

Per le PMI e gli studi fiscali, la centralizzazione dei dati in un’unica piattaforma riduce i costi e semplifica la gestione documentale. Bitrix24 è offerto come servizio gratuito per un numero illimitato di utenti.

L’integrazione del CRM e della gestione attività (con Kanban, Gantt, Scrum) permette di monitorare in tempo reale clienti, pratiche, nonché le scadenze fiscali.

Guardando in particolare a vendite e clienti, tramite le funzionalità messe a disposizione da Bitrix24 è possibile gestire lead, affari, contatti e pipeline di vendita.

Il contact center permette inoltre una gestione a 360° delle comunicazioni con la clientela, tramite moduli CRM, widget per siti web, live chat, integrazione con app di messaggistica popolari come WhatsApp e Instagram, telefono ed e-mail.

Dal punto di vista pratico, è inoltre possibile fare preventivi, fatture, così come gestire pagamenti e inventario tramite una piattaforma centralizzata, monitorando l’andamento dei propri affari anche mediante analisi e rapporti personalizzabili.

Non da ultimo, e come già menzionato in precedenza, gli strumenti di lavoro di squadra (come chat, videochiamate, incarichi, calendario) agevolano il lavoro del team di vendita e garantiscono la tenuta delle comunicazioni anche nell’ufficio digitale.

Sicurezza dei dati e privacy

La protezione dei dati è essenziale, ancor di più in caso di team di lavoro che accedono a informazioni sensibili da luoghi e postazioni diverse.

Bitrix24 risponde all’esigenza di garantire la tutela e la sicurezza dei dati offrendo un’archiviazione sicura e strumenti di gestione documentale che rispettano i requisiti del GDPR, aspetto rilevante per consulenti e imprese italiane.

Da evidenziare, tra gli altri aspetti, la possibilità di gestire le autorizzazioni di accesso ai diversi dati condivisi in piattaforma. Si può infatti stabilire chi può visualizzare, modificare o condividere dati e documenti, garantendo quindi che solo il personale indicato possa visualizzare le informazioni più delicate, come ad esempio le pratiche fiscali o i contratti.

Sicurezza anche sul fronte delle comunicazioni: il Messenger è un modo sicuro per mantenere tutte le comunicazioni all’interno dell’azienda. Inoltre, le funzionalità già descritte di eliminazione automatica dei messaggi consentono di cancellare definitivamente i dati dal server, così da poter gestire al meglio le informazioni riservate o temporanee.

Prospettive future: IA, automazione e lavoro ibrido

Guardare al presente, adattare il proprio stile di lavoro e gestione allo stato attuale, ma prepararsi al futuro.

La tecnologia avrà inevitabilmente un ruolo centrale in ambito lavorativo, ed è evidente se si considera ad esempio l’ormai inarrestabile sviluppo dell’Intelligenza Artificiale.

Il Digital Workplace è destinato a trasformarsi in una piattaforma intrinsecamente intelligente, e Bitrix24 sta già anticipando questa evoluzione grazie al suo assistente CoPilot.

Si tratta di un assistente IA generativa, integrato in modo capillare in tutta la piattaforma. La sua funzione non è solo di supporto, ma di vera e propria accelerazione della produttività.

Ad esempio, CoPilot agevola la creazione di contenuti e l’elaborazione di idee. È in grado di scrivere testi di marketing o descrizioni di prodotti, creare idee per il brainstorming e persino generare immagini su richiesta.

In aggiunta, migliora l’efficacia comunicativa agendo come traduttore e controllo ortografico incorporati. Nelle chat lunghe o nei thread di progetto, può riassumere intere conversazioni o generare risposte immediate. Nelle videoconferenze, l’IA può fornire trascrizioni, analizzare e riepilogare intere riunioni, assicurando che nessun punto chiave venga perso.

Tutto questo contribuisce a favorire l’automazione dei flussi di lavoro e Bitrix24 offre strumenti avanzati, inclusa la Robotic Process Automation (RPA).

Nell’ambito dei processi amministrativi e HR, i workflow automatizzati possono gestire automaticamente approvazioni, richieste e processi amministrativi come l’onboarding dei dipendenti e la gestione delle ferie.

Nel CRM, l’automazione garantisce che i lead siano assegnati correttamente, che le e-mail di follow-up partano nei tempi giusti e che gli affari procedano attraverso il funnel senza intervento manuale (regole e trigger).

L’integrazione di IA e automazione consolida Bitrix24 come la soluzione ideale per il lavoro ibrido, dove i dipendenti si alternano tra ufficio e remoto.

L’accesso coerente su tutti i dispositivi (desktop, mobile) unito alla centralizzazione dei dati e dei processi, assicura che il team sia sempre allineato, produttivo ed efficiente, indipendentemente dalla sua posizione fisica. Questo trasforma il Digital Workplace non solo in un luogo di lavoro, ma in un motore di crescita e a prova di futuro.