La validità della firma a stampa sulle CU

Ogni anno con l’approssimarsi della scadenza delle CU arrivano ciclicamente richieste di pareri circa il corretto comportamento del sostituto nell’apporre la firma sul documento da consegnare ai percipienti

Con l’introduzione delle nuove tecnologie nel sistema di gestione fiscale, la sottoscrizione dei documenti prodotti in serie da sistemi informatici ha avuto nel contempo una importante evoluzione semplificativa.

Per la Certificazione Unica la semplice firma a stampa, con l’indicazione del nome e cognome del sostituto d’imposta sostituisce a tutti gli effetti la firma autografa laddove sia contempla in un processo di elaborazione automatizzata.

Firma a stampa sulle CU: il riferimento primario dell’art. 3 del D.Lgs. 39/1993

Il riferimento giuridico di questa modalità adottata nella prassi per la firma delle CU da ormai oltre un decennio, a parere di chi scrive, è da trovarsi in origine nell’articolo 3, comma 2, del Decreto Legislativo 12 febbraio 1993, n. 39.

La norma, intervenendo in materia di sistemi informativi automatizzati delle amministrazioni pubbliche, stabilisce una deroga fondamentale all’obbligo di firma manuale per gli atti della Pubblica Amministrazione e per i documenti fiscali equiparati:

“Se per la validità di tali operazioni e degli atti emessi sia prevista l’apposizione di firma autografa, la stessa è sostituita dall’indicazione a stampa, sul documento prodotto dal sistema automatizzato, del nominativo del soggetto responsabile.”

Questa disposizione garantisce che l’atto sia giuridicamente riconducibile al soggetto emittente senza necessità di un intervento fisico su ogni singola copia prodotta dal software gestionale.

L’implementazione del DPR 322/1998

Il Legislatore è poi intervenuto formalizzando anche per quanto all’adempimento in commento la possibilità di evitare di apporre una firma modificando il DPR 322/1998 - Regolamento recante modalità per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all’imposta regionale sulle attività produttive e all’imposta sul valore aggiunto.

Il Decreto del Presidente della Repubblica del 16/04/2003 n. 126, articolo 5, ha aggiunto il qui riportato comma 6-quater all’originario l’articolo 4:

“Le certificazioni di cui al comma 6-ter, sottoscritte anche mediante sistemi di elaborazione automatica, sono consegnate agli interessati”.

Con tale modifica il Legislatore ha sancito la validità della sottoscrizione automatica anche per le Certificazioni Uniche.

In sintesi, ecco cosa comporta questa disposizione nella pratica quotidiana:

• esonero dalla firma autografa: il sostituto d’imposta non è più obbligato ad apporre una firma a penna su ogni singolo modello cartaceo;
• sistemi di elaborazione: è sufficiente che la certificazione sia generata da un software che riporti il nominativo del responsabile o del legale rappresentante rendendo il documento valido a tutti gli effetti di legge;
• efficacia della consegna: questa modifica ha spianato la strada alla consegna delle certificazioni tramite posta elettronica o portali aziendali semplificando drasticamente i flussi di lavoro per aziende e professionisti.

La conferma dell’Agenzia delle Entrate nella Risoluzione 145/E/2006

L’Amministrazione Finanziaria ha fatto proprio tale principio applicandolo specificamente agli adempimenti dei sostituti d’imposta con la Risoluzione n. 145/E del 21 dicembre 2006, la quale in un passaggio del dettato di prassi formulato dalla Direzione Centrale Normativa e Contenzioso della Agenzia delle Entrate, che riprende pedissequamente la disposizione contenuta nel Dpr 322/98, conferma in modo inequivocabile che

“Le certificazioni [...] sottoscritte anche mediante sistemi di elaborazione automatica, sono consegnate agli interessati.”

I predetti atti formulati dal Legislatore e dalla Agenzia avvalorano la prassi ormai consolidata per la quale la CU pur priva di sigla manuale o firma digitale crittografica è da ritenersi un documento perfettamente valido e definitivo qualora riporti il nominativo del firmatario generato dal sistema.

Requisiti per la validità

Affinché la sottoscrizione della CU mediante la mera indicazione di nome e cognome sia efficace, devono sussistere tre condizioni:

• automazione: il documento deve essere il risultato di un processo di elaborazione informatica quali i software paghe od anche i gestionali fiscali in uso presso le aziende e i studi professionali;
• identificabilità: deve essere indicato chiaramente il Nome e il Cognome del soggetto che assume la responsabilità del contenuto, il sostituto di imposta titolare o il legale rappresentante;
• invariabilità: il contenuto del documento non deve subire alterazioni dopo la generazione del file.

Certificazione Unica, valida la firma a stampa

Il combinato che emerge tra il dettato del Dlgs 39/1993 in uso per la Pubblica Amministrazione e il dettato del DPR 322/1998 ribadito dalla Agenzia delle Entrate dettata nella Risoluzione 145/E/2006 tutela il sostituto d’imposta, permettendo una gestione snella e massiva delle certificazioni uniche.

La firma a stampa non è pertanto da considerarsi una mancanza di forma ma una modalità di sottoscrizione legale validamente opponibile ai terzi e all’Amministrazione Finanziaria.