La lettura combinata di norma e prassi sana una evidente ingiustizia fiscale, non più in essere dal 2025. Un'analisi delle regole relative ai rimborsi spese analitici in regime forfettario e la check list dei documenti da conservare
Il regime forfettario è da sempre sinonimo di semplificazione, ma la gestione dei rimborsi spese ha rappresentato per anni un “punto cieco” normativo.
Storicamente, i professionisti erano costretti a pagare tasse su somme che non costituivano un guadagno, ma un semplice recupero di costi vivi.
Il quadro storico e le vecchie interpretazioni
Per anni, la disciplina si è basata sulla Circolare n. 58/E del 2001, la quale stabiliva che:
“Tra i compensi del professionista rientrano i proventi percepiti sotto forma di rimborsi di spese inerenti all’attività, con esclusione dei rimborsi relativi a spese, analiticamente dettagliate, anticipate in nome e per conto del cliente”.
Di fatto, ogni rimborso spese analitico per hotel, treno, pasti ecc… veniva tassato come se fosse un onorario.
La svolta dalla Riforma Fiscale con la riscrittura dell’Articolo 54 del TUIR
La vera rivoluzione deriva dalla riforma del Testo Unico delle Imposte sui Redditi. La novità normativa si fonda sulla nuova formulazione dell’articolo 54 del TUIR, che ai commi 2 e 3 chiarisce definitivamente la natura di queste somme.
Il comma 2, lettera b) stabilisce che non concorrono a formare il reddito le somme percepite a titolo di:
“rimborso delle spese sostenute dall’esercente arte o professione per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente in capo al committente.”
Il comma 3 che ribadisce un principio di neutralità per le spese pagate direttamente dal cliente:
“Le spese relative all’esecuzione di un incarico conferito e sostenute direttamente dal committente non costituiscono compensi in natura per il professionista.”
Perché la norma si applica anche ai Forfettari
Questo orientamento è stato blindato, a parere di chi scrive, dalla Circolare n. 5/E del 14 maggio 2021 al punto 3.3.
In risposta a un quesito riguardante il trattamento delle somme dovute a titolo di rimborso di anticipazioni fatte in nome e per conto della controparte, l’Agenzia aveva esteso esplicitamente anche ai forfettari la lettura della Circolare 58/E concludendo che:
“Alle medesime conclusioni deve giungersi anche in relazione ai soggetti che producono reddito d’impresa e, in ogni caso, per coloro che fruiscono della disciplina di cui alla legge n. 190 del 2014 cd. regime forfetario.”
È dunque per simmetria di trattamento che la nuova esclusione dell’Art. 54 TUIR deve oggi applicarsi anche a chi applica il regime forfetario.
Cosa cambia concretamente: la fine di un’ingiustizia
Per capirci, prima della riforma dell’Art. 54 del TUIR se un professionista avesse speso 100 euro per un viaggio in treno con fattura intestata a se stesso addebitando poi l’importo al committente, per l’Agenzia delle Entrate quei 100 euro sarebbero stati considerati una entrata tassabile.
Mentre nel regime ordinario o semplificato che sia tale entrata era controbilanciata dal costo sostenuto portato in diminuzione del reddito, per i forfettari che non potevano dedurre analiticamente le relative spese si era creata una evidente ingiustizia fiscale.
Ma ora grazie all’aggiornamento legislativo i rimborsi analiticamente documentati:
- Non sono più tassati: non dovendo più pagare l’imposta sostitutiva del 5% o 15% su dette somme.
- Sono neutri ai fini della soglia 85.000 €: non rischiano di far uscire dal regime agevolato.
- Esclusione contribuzione: non sono soggetti alla rivalsa della cassa professionale o dell’INPS.
Documenti da conservare per il rimborso analitico
Concludo fornendo una check list della documentazione che il professionista, forfettario o non, dovrà conservare per ogni spesa riaddebitata al cliente:
- Documento di spesa originale:
- Fattura elettronica, o documentazione equivalente cartacea se sostenuta all’estero, intestata al professionista;
- Ricevuta fiscale o scontrino parlante, che riporti il codice fiscale del professionista.
Nota: Il documento deve essere leggibile e riportare chiaramente la natura della spesa, esempio "pernottamento hotel", "biglietto treno".
- Prova della trasferta/incarico:
- Email di convocazione, contratto o lettera d’incarico che giustifichi il motivo del viaggio.
Perché: Serve a dimostrare l’inerenza della spesa con l’esecuzione dell’incarico per quel determinato committente.
- Email di convocazione, contratto o lettera d’incarico che giustifichi il motivo del viaggio.
- Riferimento analitico in fattura:
La fattura emessa al cliente deve riportare la descrizione specifica del rimborso, esempio "Rimborso hotel del 15/01/2025 presso Struttura X".
È consigliabile allegare alla fattura pro-forma o definitiva la copia dei documenti di spesa sostenuti.
- Prova del pagamento:
Ricevuta della carta di credito, estratto conto o ricevuta di bonifico.
Perché: Dimostra che la spesa è stata effettivamente sostenuta dal professionista prima del riaddebito.
Un consiglio finale: se la spesa è un biglietto aereo o ferroviario, conserva anche la carta d’imbarco o il biglietto vidimato quale prova definitiva dell’effettiva esecuzione del viaggio, sempre utile in caso di controlli incrociati.
Articolo originale pubblicato su Informazione Fiscale qui: Rimborsi spese analitici e regime forfettario: check list dei documenti