Imposta di bollo sui documenti in pdf inviati e ricevuti via email

A volte ci sono situazioni fiscali strane, che sono talmente sui generis da portare in errore.

Alcune di queste riguardano i casi in cui è dovuta l’imposta di bollo: oggi, per esempio, ci soffermeremo sull’obbligo di applicare la marca anche sulle copie dei documenti conformi all’originale inviate per email in formato pdf.

Se le copie hanno le caratteristiche dei documenti informatici rilasciati per via telematica, in base alle disposizioni del CAD e alle regole tecniche del d.P.C.M. del 13 novembre 2014, si deve pagare l’la marca da bollo di 16 euro.

Tuttavia, il semplice invio di un documento in pdf tramite posta elettronica non rispetta tali caratteristiche: di conseguenza la corretta tassazione da corrispondere è di 16 euro per ogni foglio.

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Imposta di bollo 2024, quanto si paga per le copie in pdf dei documenti inviati per email?

Qual è la corretta tassazione da corrispondere a titolo di imposta di bollo per le copie conformi all’originale inviate per email in formato pdf?

I chiarimenti in merito sono stati forniti in diversi documenti di prassi dall’Agenzia delle Entrate, per esempio con la risposta all’interpello numero 170/2022.

Agenzia delle Entrate - Risposta all’interpello numero 170/2022

Imposta di bollo su copie rilasciate per via telematica da organi della PA

Lo spunto per approfondire il tema nasce dal quesito posto dall’istante, un ente che interroga l’Amministrazione finanziaria sul corretto trattamento tributario da riservare al rilascio delle copie conformi dei fascicoli digitali, trasmesse tramite posta elettronica certificata.

L’Agenzia delle Entrate ha chiarito che nel caso in cui le copie abbiano caratteristiche di documenti informatici rilasciati per via telematica, in linea con le disposizioni del CAD e con le regole tecniche del d.P.C.M. del 13 novembre 2014, si deve pagare l’imposta forfettaria di 16 euro.

Nel caso di semplice invio di un documento in formato pdf tramite email, il mancato rispetto delle caratteristiche porta all’applicazione di una diversa tassazione: si dovrà pagare una marca da bollo da 16 euro per ogni foglio.

L’Agenzia delle Entrate richiama il quadro normativo di riferimento e i principali documenti di prassi sul tema.

In base a quanto previsto dall’articolo 4 della Tariffa, Parte I, allegata al Dpr n. 642/1972 l’imposta di bollo deve essere pagata nella misura di 16 euro a foglio, per:

"Atti e provvedimenti degli organi dell’Amministrazione dello stato, delle regioni, delle province, dei comuni, (...), nonché quelli degli enti pubblici in relazione alla tenuta di pubblici registri, rilasciati anche in estratto o in copia dichiarata conforme all’originale a coloro che ne abbiano fatto richiesta".

L’Agenzia delle Entrate richiama inoltre la nota a margine del comma 1-quater, che prevede che per gli atti e i provvedimenti rilasciati per via telematica l’imposta è dovuta nella misura forfettaria di 16 euro a prescindere dalla dimensione del documento.

Imposta di bollo, le caratteristiche previste dal codice dell’amministrazione digitale

Per determinare qual è la corretta tassazione da applicare alla documentazione si deve fare riferimento alle disposizioni previste dal d.lgs. n. 82/2005, ovvero il Codice dell’amministrazione digitale (CAD).

La norma stabilisce le regole tecniche sulla formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici, inclusi quelli della pubblica amministrazione.

Al comma 2 dell’articolo 22 viene, tra le altre cose, stabilito quanto segue:

"Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato"

Tali documenti sostituiscono completamente gli originali e possono assolvere gli obblighi di conservazione previsti dalla legge.

Secondo quanto stabilito dall’articolo 23-bis:

“I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti, se prodotti in conformità alle regole tecniche di cui all’articolo 71.”

Il riferimento normativo menzionato stabilisce a sua volta le regole tecniche e di indirizzo per l’attuazione del Codice da parte dell’AgID.

Dopo aver riepilogato le caratteristiche che tali documenti devono avere, in base a quanto previsto dal CAD, per l’applicazione dell’imposta di bollo in misura forfettaria e quando invece deve essere applicata nella misura di 16 euro per ogni foglio.

In conclusione l’Agenzia delle Entrate evidenzia quanto segue:

“Qualora, invece, detti documenti non posseggano tali caratteristiche, gli stessi scontano l’imposta in argomento ai sensi dell’articolo 4, comma 1, della Tariffa allegata al d.P.R. n. 642 del 1972 che prevede il pagamento dell’imposta di bollo nella misura di euro 16,00 per ogni foglio.”

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