Smart working: quali sono le nuove regole per il 2023, tutte le novità

Francesco Rodorigo - Leggi e prassi

Dal 1° gennaio 2023 sono cambiate le regole per lo smart working. Si torna a dover sottoscrivere l'accordo individuale, che però potrà essere inviato con la modalità agevolata. I lavoratori fragili potranno usufruire del regime semplificato fino al 31 marzo. Nessuna proroga per i genitori di under 14

Smart working: quali sono le nuove regole per il 2023, tutte le novità

Il regime semplificato di smart working è scaduto il 31 dicembre 2022. Dal 1° gennaio sono tornate in vigore le regole pre pandemia.

Per attivare il lavoro agile azienda e dipendenti dovranno sottoscrivere l’accordo individuale, secondo le linee guida individuare dal Ministero del Lavoro, il quale andrà trasmesso seguendo le nuove regole previste dal Decreto Semplificazioni.

I datori di lavoro, infatti, entro 5 giorni dall’attivazione del periodo possono indicare solamente il nominativo del lavoratore e data di inizio e fine della prestazione.

La Legge di Bilancio 2023, inoltre, ha previsto una proroga fino al 31 marzo del regime semplificato per i lavoratori fragili, mentre restano esclusi i genitori con figli sotto i 14 anni d’età.

Smart working: quali sono le nuove regole per il 2023, tutte le novità

É scaduta il 31 dicembre la proroga dello smart working semplificato prevista dal Decreto Aiuti. Da gennaio, quindi, per attivare il lavoro agile torna ad essere obbligatorio stipulare l’accordo individuale tra le parti previsto dalla legge n. 81 del 2017.

Entra pienamente in vigore quanto previsto dal Protocollo siglato dal Ministero del Lavoro che individua le linee guida da seguire per la sottoscrizione, in particolare:

  • durata dell’accordo, che può essere a termine o a tempo indeterminato;
  • alternanza tra i periodi di lavoro all’interno e all’esterno dei locali aziendali;
  • luoghi eventualmente esclusi per lo svolgimento della prestazione lavorativa esterna ai locali aziendali;
  • esecuzione della prestazione lavorativa svolta al di fuori dei locali aziendali, anche con riguardo alle forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro e alle condotte che possono far scattare sanzioni disciplinari nel rispetto della disciplina prevista nei contratti collettivi;
  • strumenti di lavoro;
  • tempi di riposo del lavoratore e misure tecniche e/o organizzative necessarie ad assicurare la disconnessione;
  • forme e le modalità di controllo della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali, nel rispetto di quanto previsto sia dallo Statuto dei Lavoratori che dalla normativa sulla privacy;
  • attività formativa eventualmente necessaria per lo svolgimento della prestazione di lavoro in modalità agile;
  • forme e modalità di esercizio dei diritti sindacali.

Il Decreto Semplificazioni, però, ha reso strutturale la modalità di comunicazione semplificata, utilizzata nel periodo emergenziale, che permette di inviare al Ministero del Lavoro solamente i dati relativi a nominativi dei lavoratori interessati e data di inizio e fine della prestazione in modalità agile, senza dover allegare anche l’accordo.

Secondo le istruzioni aggiornate dal decreto del Ministero del 22 agosto 2022, la comunicazione semplificata va trasmessa entro 5 giorni dall’attivazione dello smart working. Resta comunque obbligatoria la sottoscrizione dell’accordo individuale che dovrà essere conservato per 5 anni dal datore di lavoro.

Il modello va inviato telematicamente tramite i servizi online del Ministero del Lavoro, raggiungibili al sito “servizi.lavoro.gov.it” a cui si accede con SPID o CIE. In alternativa, i datori di lavoro possono trasmettere il modello in modalità massiva (REST).

In caso di mancata o tardiva comunicazione si applica una sanzione dai 100 ai 500 euro per ogni lavoratore coinvolto.

Smart working: cosa cambia per i lavoratori fragili

Regole diverse, invece, per i lavoratori fragili. La Legge di Bilancio 2023, n. 197/2022, ha previsto una nuova proroga per il regime di smart working semplificato fino al prossimo 31 marzo.

Esteso di 3 mesi, dunque, il termine fissato al 31 dicembre 2022 dal Decreto Aiuti.

I lavoratori che si trovano in condizioni di fragilità (affetti da gravi forme di disabilità, pazienti oncologici e immunodepressi) potranno continuare a svolgere la propria attività in modalità agile, anche ricoprendo compiti diversi, che rientrino nella stessa categoria o area di inquadramento, così come definite dai contratti collettivi vigenti.

Per l’attivazione dello smart working non sarà necessario sottoscrivere l’accordo individuale tra le parti. Fino a marzo, dunque, non ci saranno cambianti rispetto a quanto in vigore finora.

Come specificato dal Ministero del Lavoro nel comunicato stampa del 31 dicembre 2022, le comunicazioni (relativi a periodi di lavoro agile non oltre il 31 marzo 2023) dovranno essere trasmesse fino al 31 gennaio utilizzando il servizioSmart working semplificato” sul sito “servizi.lavoro.gov.it”.

Dal 1° febbraio 2023, le comunicazioni riferite all’attività svolta nei mesi di febbraio e marzo dovranno essere inviate utilizzando la procedura ordinaria, denominata “Lavoro agile”, sempre sul sito ministeriale, cioè la stessa utilizzata dalle altre categorie di lavoratori.

La Legge di Bilancio 2023, infine, non ha previsto alcuna proroga dello smart working semplificato per i genitori con figli sotto i 14 anni, scaduto a fine anno. Per questa particolare categoria di lavoratori tornano in vigore le regole ordinarie, previste per la generalità dei dipendenti.

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