Comunicazione smart working, nuovo modulo dal 1° settembre 2022: istruzioni e cosa cambia

Anna Maria D’Andrea - Leggi e prassi

Comunicazione per lo smart working con nuovo modulo dal 1° settembre 2022. Il decreto del Ministero del Lavoro del 22 agosto fornisce le istruzioni relative alle semplificazioni introdotte: l'accordo individuale resta obbligatorio, ma non dovrà essere trasmesso. Alle aziende l'obbligo di conservazione per cinque anni.

Comunicazione smart working, nuovo modulo dal 1° settembre 2022: istruzioni e cosa cambia

Più semplice la comunicazione per lo smart working.

Dal 1° settembre 2022 per il lavoro agile si torna alle regole ordinarie e dal Ministero del Lavoro è arrivato il nuovo modulo da inviare in modalità telematica.

Per le aziende non sarà più necessario trasmettere l’accordo individuale stipulato con il lavoratore, per effetto delle novità introdotte con il Decreto Semplificazioni numero 73/2022.

Ad aggiornare le istruzioni e le regole per la comunicazione di lavoro agile, in seguito alle novità introdotte, è il decreto ministeriale del 22 agosto 2022.

Il venir meno dell’invio non fa in ogni caso sparire l’obbligo di sottoscrizione dell’accordo individuale, che per effetto delle nuove regole dovrà essere conservato per cinque anni dal datore di lavoro.

In merito a sanzioni, termini di invio e novità ulteriori indicazioni operative sono state fornite dal Ministero con il comunicato stampa del 26 agosto: l’adempimento, da eseguire entro 5 giorni, è previsto solo nel caso di nuovi accordi o modifiche di quelli precedentemente stipulati.

In sede di prima applicazione delle nuove modalità di comunicazione sarà inoltre possibile procedere entro il 1° novembre.

Comunicazione smart working, nuovo modulo dal 1° settembre 2022: istruzioni e cosa cambia

È stato l’articolo 41-bis del decreto Semplificazioni n. 73/2022, convertito nella legge n. 122 del 4 agosto, ad aver semplificato le regole in materia di comunicazione per l’attivazione dello smart working, prevedendo il venir meno dell’obbligo di allegare l’accordo individuale stipulato da azienda e lavoratore.

Le novità si applicheranno dal 1° settembre 2022, data in cui terminerà il regime emergenziale e si tornerà all’ordinario, e il decreto del Ministero del Lavoro del 22 agosto 2022 aggiorna le istruzioni da considerare.

Il nuovo modello per la comunicazione dello smart working dovrà essere trasmesso in modalità telematica tramite i servizi online del Ministero del Lavoro, accessibili mediante SPID e CIE al sito https://servizi.lavoro.gov.it.

Tra le novità, il decreto pubblicato sul portale ministeriale dispone che, secondo quanto previsto dall’articolo 19, comma 1 della legge n. 81/2017, il datore di lavoro sarà tenuto a conservare l’accordo individuale sottoscritto con il lavoratore per un periodo di cinque anni.

Nella comunicazione sarà invece necessario trasmettere esclusivamente i nominativi dei lavoratori e la data di inizio e di cessazione delle prestazioni di lavoro in modalità agile.

Queste le novità che si applicheranno in relazione agli accordi individuali stipulati o modificati dal 1° settembre 2022.

A livello operativo, il provvedimento aggiorna quindi le istruzioni per la compilazione del modulo di comunicazione, che potrà essere trasmesso mediante il profilo di “referente aziendale” o tramite soggetti abilitati all’invio in relazione a più aziende.

Ministero del Lavoro - decreto n. 149 del 22 agosto 2022
Comunicazione smart working - modulo e istruzioni

Comunicazione smart working, invio entro il 1° novembre 2022 con le nuove modalità

A chiarire alcuni dei dubbi sorti dopo la pubblicazione del decreto ministeriale è stato il comunicato stampa del 26 agosto, con il quale il Ministero del Lavoro si è soffermato su tempi e sanzioni previste.

La nuova comunicazione prevista a decorrere dal 1° settembre 2022 riguarda esclusivamente i nuovi accordi di lavoro agile o le modifiche a quelli stipulati precedentemente.

Restano invece valide le comunicazioni già effettuate con le precedenti modalità.

In merito ai tempi per la comunicazione dello smart working, il comunicato chiarisce inoltre che si applicano le regole previgenti: l’invio dovrà essere effettuato entro 5 giorni e in caso di omissioni o tardività si applicheranno le sanzioni previste dall’articolo 19, comma 3, del Decreto legislativo 10 settembre 2003, n. 276, espressamente richiamato nel nuovo comma 1, ultimo periodo, dell’articolo 23 della legge 22 maggio 2017, n. 81.

La sanzione prevista va quindi da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato.

Ai fini dell’utilizzo della nuova procedura, ai datori di lavoro è inoltre richiesto di adeguare i propri sistemi informatici. Una circostanza per la quale in sede di prima applicazione l’obbligo della comunicazione potrà essere assolto entro il 1° novembre 2022.

Comunicazione smart working tramite sito web o in modalità massiva

Tramite il portale del Ministero del Lavoro sarà possibile trasmettere le seguenti tipologie di comunicazione per lo smart working:

  • Inizio: per comunicare l’avvio del periodo di lavoro agile;
  • Modifica: per apportare delle rettifiche e degli aggiornamenti sui periodi di lavoro agile in corso già comunicati;
  • Annullamento sottoscrizione: per eliminare un periodo di lavoro agile precedentemente comunicato, non deve essere confusa con una cessazione o un recesso anticipato né dal periodo di lavoro agile né, tantomeno, dal rapporto di lavoro. La cancellazione riguarda tutto il periodo di lavoro agile, comunicato con l’ultima comunicazione temporalmente inviata;
  • Recesso: per i casi di chiusura anticipata dei periodi di lavoro agile, ai sensi dell’articolo 19, comma 2 della Legge n. 81/2017.

In alternativa all’invio mediante applicativo web, sarà possibile trasmettere la comunicazione relativa al lavoro agile in modalità massiva.

Come indicato nelle istruzioni del Ministero del Lavoro, l’attivazione della modalità massiva REST richiede che l’Azienda o il Soggetto Abilitato debbano inviare una richiesta di contatto tramite un form online disponibile nell’URP Online del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, indicando le informazioni di almeno un referente tecnico al quale rivolgersi per concludere la procedura di abilitazione.

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