Collegamento POS a registratore di cassa a impatto zero

L’obbligo di collegamento POS debutterà dal 2026 ed è stato introdotto con la ultima, ancora per pochi giorni, Legge di Bilancio del 2025 e, come vedremo più avanti, l’accoppiamento potrà essere realizzato online in modalità piuttosto semplice ed agevole.

Dal momento dell’annuncio del provvedimento si erano diffuse diverse preoccupazioni tra gli addetti ai lavori, in particolare sul come sarebbe stata poi la “messa a terra” della disposizione in materia di pagamenti elettronici che avrebbe previsto l’obbligo, a partire dal 1° gennaio 2026:

di integrazione tra i sistemi di pagamento elettronico e i registratori telematici, teorizzando chissà quali stravolgimenti nei processi di incasso e registrazione, così come eventuali ulteriori costi per le dotazioni hardware e software da implementare o sostituire

In effetti, sembra si sia trovata una soluzione ad impatto sostanzialmente zero, in particolare in relazione alle modalità di invio telematico dei corrispettivi e alla loro acquisizione da parte dei software gestionali contabili delle aziende e degli studi, ormai consolidate da diversi anni.

La norma di riferimento per il nuovo obbligo di collegamento del POS alla cassa

Le disposizioni, successivamente inserite nell’articolo 1, commi 74 e 77, della legge 207/2024, stabiliscono che il qualsiasi strumento, che vogliamo identificare in via breve POS ma che in realtà comprende sia mezzi hardware che vanno dai lettori fisici per Bancomat, carte di debito o credito, ecc… sia mezzi software tipo Apple Pay, Google Pay, PayPal, Satispay, Sumup ecc…

“…utilizzato per l’accettazione dei pagamenti elettronici è sempre collegato allo strumento mediante il quale sono registrati e memorizzati, in modo puntuale, e trasmessi, in forma aggregata, i dati dei corrispettivi nonché i dati dei pagamenti elettronici giornalieri”

Da sottolineare che la stessa norma é intervenuta con mano pesante anche sul meccanismo delle sanzioni, prevedendo per il mancato collegamento nei termini un importo da 1.000 a 4.000 euro, la medesima sanzione già prevista per la mancata installazione del registratore telematico.

La procedura di collegamento del POS alla cassa del negozio

Si era inizialmente ipotizzata la necessità di attivare un collegamento “fisico” tra il registratore telematico e lo strumento utilizzato per l’accettazione dei pagamenti elettronici, con potenziali impatti non solo a livello hardware, ma anche software, in relazione alle modalità e ai contenuti dell’invio all’Agenzia delle Entrate dei dati dei corrispettivi e dei relativi pagamenti.

Il provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate numero 424470 dello scorso 31 ottobre 2025, emanato anche all’esito di un fruttuoso confronto con le rappresentanze degli operatori professionali, in particolare Assosoftware

non prevede la necessità di alcun collegamento “fisico” tra il registratore telematico e lo strumento di pagamento elettronico in uso presso l’azienda

L’“accoppiamento” sarà, invece, realizzato attraverso un apposito servizio online, che sarà reso disponibile da marzo 2026 nell’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate, consentendo l’attivazione di una piuttosto semplice connessione informatica tra i due dispositivi.

L’esercente, infatti, dovrà seguire la seguente procedura, da ripetere per ogni dispositivo di incasso elettronico in uso sia hardware che software:

1. Accedere alla propria area riservata sul sito dell’Agenzia delle Entrate;
2. Associare la matricola del registratore telematico, già censito in Anagrafe Tributaria, ai dati identificativi degli strumenti di pagamento elettronico di cui risulta titolare.

Interessante notare che per agevolare l’inserimento la procedura esporrà all’esercente l’elenco degli strumenti di pagamento elettronico di cui risulta titolare, che gli operatori finanziari quali in primis le banche hanno preventivamente comunicato all’Agenzia delle Entrate.

Nel diverso caso della memorizzazione elettronica e della trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi giornalieri eseguita utilizzando la procedura web dell’Agenzia delle Entrate il collegamento potrà essere realizzato all’interno della procedura stessa.

La procedura di collegamento del POS alla cassa sarà disponibile da marzo 2026: ecco il calendario delle scadenze fiscali collegate

Le nuove funzionalità che consentiranno di effettuare il collegamento tra POS e registratori telematici saranno rese disponibili nei primi giorni del mese di marzo, a partire dalla data che sarà comunicata con un avviso sul sito internet istituzionale dell’Agenzia delle Entrate.

Da evidenziare che quanto sopra potrà essere effettuato direttamente o per il tramite di un intermediario fiscale abilitato quale un commercialista, un esperto contabile, un tributarista, un consulente del lavoro, ecc

I termini per effettuare la registrazione saranno graduali.

Per gli strumenti di pagamento già in uso al 1° gennaio 2026 è previsto un termine di 45 giorni, decorrenti dalla messa a disposizione del servizio ad ora non ancora on line per completare la registrazione.

Per quanto, invece, alla prima messa in uso di un nuovo POS o per eventuali variazioni la registrazione dovrà essere effettuata a partire dal sesto giorno del secondo mese successivo alla data di effettiva disponibilità dello strumento di pagamento elettronico, e comunque entro l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese.

Termini per la connessione del POS al registratore di cassa

La disciplina sanzionatoria relativa allo scontrino elettronico (obbligo di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei corrispettivi giornalieri) prevede che in caso di invio di dati incompleti o non veritieri, per le violazioni che non incidono sulla corretta liquidazione del tributo, si applica una sanzione amministrativa di 100 euro per trasmissione, fino a un massimo di 1.000 euro per il trimestre.

Questo il valore della sanzione dovuta anche da chi invierà corrispettivi indicando per errore un metodo di pagamento diverso rispetto a quello effettivo, sulla base dei dati relativi ai pagamenti elettronici giornalieri.

Voglio concludere con un commento positivo rispetto alla soluzione adottata dall’Agenzia delle Entrate, che:

• da un lato non obbliga ad ulteriori oneri economici;
• e, dall’altro, non richiede alcuna modifica alle procedure di incasso in uso ne rettifiche ai flussi dei dati verso i gestionali contabili, che sono ormai da anni in grado di recuperare dall’area riservata del contribuente sul sito dell’Agenzia delle Entrate i dati dei corrispettivi giornalieri e dei relativi incassi, trasmessi in modalità aggregata dai registratori telematici e di contabilizzare il tutto in modalità automatizzata.

Per una volta fatemi fare un plauso all’Agenzia delle Entrate e anche a Sogei.