Fatture elettroniche, conservazione entro il 31 gennaio 2026. Obbligo anche per i forfettari

Fatture elettroniche datate 2024 da porre in conservazione entro la scadenza del 31 gennaio 2026.

L’appuntamento è uno di quelli che di anno in anno chiama in causa i titolari di partita IVA, tenuti a conservare a norma le fatture elettroniche entro i tre mesi successivi alla scadenza della dichiarazione dei redditi.

La data di fine gennaio si lega proprio al termine ultimo di trasmissione del modello Redditi 2025, fissato come noto al 31 ottobre scorso.

Da segnalare il debutto dell’obbligo erga omnes anche per i forfettari, inclusi senza deroghe nel perimetro dei soggetti tenuti ad emettere fatture in modalità elettronica proprio dal 1° gennaio 2024.

Fatture elettroniche datate 2024 da porre in conservazione entro il 31 gennaio 2026

La conservazione delle fatture elettroniche chiama in causa ogni anno i titolari di partita IVA, tenuti a rispettare le regole dettate dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale). Non si tratta di una mera archiviazione in formato digitale dei documenti emessi e ricevuti, ma di un processo che prevede specifici passaggi di certificazione.

La conservazione sostitutiva in modalità elettronica dei documenti fiscali è regolamentata dal Decreto Ministeriale del MEF del 17 giugno 2014, che interessa anche le fatture elettroniche.

L’articolo 2 prevede che i documenti informatici rilevanti a fini fiscali debbano avere le caratteristiche di “immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità”. Questi i criteri generali che regolano l’obbligo di conservazione, e che quindi mettono in evidenza la necessità di procedere mediante specifici strumenti.

Come detto in apertura, secondo quanto previsto dall’articolo 7, comma 4 ter, del Decreto legge del 10/06/1994 n. 357, per la conservazione a norma per 10 anni dei documenti fiscali ci sono tre mesi di tempo a disposizione.

A legare il termine di conservazione ai 3 mesi successivi dalla data di presentazione della dichiarazione dei redditi per l’anno d’imposta di riferimento è stata l’Agenzia delle Entrate, che con la risoluzione n. 46 del 10 aprile 2017 ha specificato che il riferimento alle dichiarazioni annuali è da intendersi, “in ottica di semplificazione e uniformità del sistema”, con il termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.

La data ultima per la conservazione si aggancia quindi al termine per l’invio della dichiarazione dei redditi, anche per i documenti rilevanti ai fini IVA e, nel caso di specie, per le fatture elettroniche emesse e ricevute nel 2024.

La scadenza è quindi fissata alla data del 31 gennaio 2026, termine entro il quale sarà necessario effettuare la conservazione delle fatture elettroniche affidandosi al servizio messo a disposizione dell’Agenzia delle Entrate, ma anche a software house private accreditate dall’AGID.

Fattura elettronica, conservazione tramite il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate

Oltre che per il tramite di software accreditati, per la conservazione delle fatture elettronica è possibile affidarsi al servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, disponibile sul portale “Fatture e Corrispettivi” e accessibile previa sottoscrizione dell’accordo di servizio.

La conservazione sarà automatica per i documenti emessi e ricevuti in data successiva all’adesione, con possibilità di richiedere la conservazione anche per le fatture emesse e ricevute prima della data di sottoscrizione dell’accordo.

La conservazione retroattiva consente di evitare di dover caricare manualmente le fatture elettroniche relative a periodi precedenti. Sarà in ogni caso necessario indicare la data a partire dalla quale si intende richiedere il recupero retroattivo dei documenti, con una decorrenza che non può precedere il 1° gennaio del secondo anno precedente l’adesione.

Conservazione delle fatture elettroniche anche per i forfettari

La scadenza del 31 gennaio 2026 segna l’ingresso nell’obbligo di conservazione delle partite IVA in regime forfettario. Per queste è bene ricordare che proprio dal 1° gennaio 2024 è partito l’obbligo di fatturazione elettronica, senza più deroghe.

L’ingresso nel nuovo canale digitale di scambio dei documenti fiscali per i forfettari è avvenuto per gradi, considerando che l’obbligo di emettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche è già entrato in vigore dal 1° luglio 2022 per i forfettari con ricavi o compensi superiori a 25.000 euro.

Il passaggio senza esclusioni al digitale implica quindi la necessità per tutti di rispettare le regole in materia di conservazione sostitutiva delle fatture emesse. Si evidenzia che nella maggior parte dei casi, i software gestionali che offrono i servizi di fatturazione già prevedono il servizio di conservazione sostitutiva.

Sarà in ogni caso utile verificare la propria situazione, per evitare l’applicazione di sanzioni.

Sanzioni fino a 8.000 euro in caso di omessa conservazione

A fissare la misura delle sanzioni in caso di omessa conservazione delle fatture elettroniche è l’articolo 9, comma 1, del D.Lgs. n. 471/1997.

La mancata o errata tenuta dei registri e dei documenti contabili comporta l’applicazione di una sanzione ordinaria pari a un minimo di 1.000 euro e fino a 8.000 euro. Si applica a chi non tiene, non conserva o rifiuta di esibire scritture contabili, documenti e registri obbligatori ai fini delle imposte dirette e dell’IVA.

La sanzione può essere ridotta fino a 500 euro (metà del minimo) se l’irregolarità è di scarsa rilevanza e non ha ostacolato l’accertamento. Al contrario, raddoppia a 2.000 euro e fino a 16.000 euro se viene accertata un’evasione complessiva superiore a 50.000 euro in un anno.