Conservazione sostitutiva fattura elettronica: alternativa o esclusiva?

Tommaso Gavi - Dichiarazioni e adempimenti

Conservazione sostitutiva fattura elettronica, la procedura è esclusiva o si può optare per l'alternativa archiviazione mediante appositi programmi forniti dalle software house? L'opzione è percorribile ed è una scelta del contribuente, come chiarisce l'Agenzia delle Entrate.

Conservazione sostitutiva fattura elettronica: alternativa o esclusiva?

Conservazione sostitutiva fattura elettronica, la procedura è esclusiva da parte dell’Agenzia delle Entrate o può essere alternativa?

Negli ultimi giorni si è tornati a discutere animatamente sul tema della conservazione delle fatture elettroniche su alcuni organi della stampa specializzata; su alcuni di essi si è lasciato intendere che la conservazione delle fatture elettroniche da parte dell’Amministrazione finanziaria sia esclusiva rispetto a quella da parte di software specifici utilizzati da professionisti e aziende.

La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche attraverso software forniti dalle software house è, al contrario, un’alternativa che può essere scelta, anche contestualmente, dai soggetti in questione.

In altre parole, oltre alla conservazione da parte dell’Agenzia delle Entrate nell’apposita area privata del sito relativa al soggetto, il contribuente può comunque archiviare la documentazione attraverso l’utilizzo di specifici software scelti.

A chiarire tale aspetto è stata la stessa Amministrazione finanziaria in una circolare di due anni fa.

Conservazione digitale sostitutiva fattura elettronica: esclusiva o alternativa?

Si possono archiviare le fatture elettroniche privatamente attraverso appositi software, oltre alla conservazione sostitutiva effettuata dall’Agenzia delle Entrate?

La risposta è positiva, come chiarito dalla stessa Amministrazione finanziaria.

Qualche dubbio sulla questione era stato sollevato qualche giorno fa da alcuni organi della stampa specializzata.

A fornire chiarimenti tuttavia è un documento di prassi: la circolare numero 14/E del 17 giugno 2019.

Il documento chiarificatore ha come oggetto la fatturazione elettronica e fornisce indicazioni su diversi aspetti: dalla data di emissione all’esterometro, che andrà in pensione a partire dal 1° gennaio 2022.

Il paragrafo 8 della circolare numero 14/E ha come oggetto la “Conservazione e consultazione delle fatture elettroniche”.

Nel documento di prassi è riportato quanto segue:

“Resta inteso che ciascun contribuente è libero, pur avendo aderito al servizio gratuito di conservazione offerto dall’Agenzia delle entrate, di conservare ulteriormente, in proprio o avvalendosi di un soggetto professionale terzo, fatture elettroniche e documenti veicolati tramite SdI.”

Nessuno spazio a interpretazione, quindi, sulla possibilità di conservare le fatture elettroniche anche privatamente.

La stessa risposta viene fornita a una delle FAQ, le domande più frequenti.

Al quesito “È possibile effettuare la conservazione sostitutiva della stessa fattura con più soggetti contestualmente (ad. esempio, Agenzia delle Entrate e società privata che presta il servizio)?” la risposta è un netto “Sì”.

Agenzia delle Entrate - Circolare numero 14 del 17 giugno 2019
Chiarimenti in tema di documentazione di operazioni rilevanti ai fini IVA, alla luce dei recenti interventi normativi in tema di fatturazione elettronica.

Conservazione sostitutiva fattura elettronica, le proroghe del servizio dell’Agenzia delle Entrate

Il servizio di conservazione e consultazione delle fatture elettroniche ha avuto una storia iniziale caratterizzata da diverse proroghe.

La scadenza dello scorso 30 settembre, data ultima per l’adesione per evitare di perdere il file XML delle fatture relative al periodo transitorio, è stato il termine ultimo dopo una serie di rinvii.

Dall’entrata in vigore della fatturazione elettronica, a causare i numerosi spostamenti del termine è stato il nodo della privacy.

Poco più di un mese fa, infatti, si è concluso un lungo botta e risposta sul tema tra l’Agenzia delle Entrate e il Garante per la protezione dei dati personali.

Al servizio gratuito di conservazione delle fatture elettroniche si può ancora aderire ma non saranno recuperate quelle relative al periodo transitorio.

In aggiunta al servizio fornito dall’Agenzia delle Entrate si può comunque scegliere un’archiviazione parallela della documentazione attraverso i servizi forniti dalle software house.

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