Nota spese, scontrini e fatture in formato elettronico: focus sui requisiti

Alessio Mauro - Irpef

Nota spese, scontrini e fatture in formato elettronico, dalla creazione alla conservazione: l'Agenzia delle Entrate torna sui requisiti da rispettare e sulle regole per la dematerializzazione di documenti analogici. Le istruzioni operative nella risposta all'interpello n. 740/2021.

Nota spese, scontrini e fatture in formato elettronico: focus sui requisiti

Nota spese, scontrini e fatture in formato elettronico: la gestione in modalità digitale della trasferta del dipendente richiede il rispetto di determinati requisiti e condizioni.

A fare il punto sulla corretta procedura di creazione, controllo, contabilizzazione e conservazione delle note spese dei dipendenti trasfertisti è l’Agenzia delle Entrate, con la risposta all’interpello n. 740 del 20 ottobre 2021.

Ai fini della deducibilità dei costi, la procedura di gestione in formato elettronico deve garantire il rispetto dei requisiti di immodificabilità, integrità ed autenticità previsti dal CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 7 marzo 2005 e dai relativi decreti attuativi.

Tre condizioni imprescindibili ai fini della dematerializzazione della nota spese e dei documenti giustificativi che spianano la strada alla gestione in formato elettronico dell’intera procedura, dalla creazione fino alla conservazione.

Nota spese, scontrini e fatture in formato elettronico: focus sui requisiti

A presentare istanza di interpello all’Agenzia delle Entrate è una società che ha predisposto un sistema che consente di gestire in modalità totalmente digitale la procedura di creazione, controllo, contabilizzazione e conservazione di note spese, scontrini e fatture.

La procedura prevede che sia il dipendente trasfertista o un suo delegato a compilare la nota spese in formato digitale e ad allegare i relativi documenti giustificativi, accedendo con proprie credenziali personali alla piattaforma aziendale.

Ad effettuare il controllo di merito è l’ufficio amministrativo, che verifica il rispetto delle regole fiscali per la deducibilità e approva nota spese, scontrini e fatture relative alla trasferta. Successivamente, la procedura di contabilizzazione è effettuata in automatico e si procede alla conservazione elettronica.

L’Agenzia delle Entrate approva la procedura interamente digitale di creazione, controllo, contabilizzazione e successiva conservazione della nota spese e dei documenti giustificativi, a patto che vengano in ogni caso rispettati i requisiti richiesti dal CAD di immodificabilità, integrità ed autenticità.

Sono queste le tre condizioni ribadite nella risposta all’interpello n. 740 del 20 ottobre 2021 che legittimano la dematerializzazione di documenti analogici, un aspetto già ribadito in precedenti documenti di prassi.

Resta fermo che scontrini e fatture, anche se dematerializzati, devono in ogni caso garantire il rispetto dei requisiti di inerenza, competenza e congruità che legittimano la deduzione dei costi indicati nella nota spese e l’imputabilità dei redditi in capo ai dipendenti titolari del rimborso.

Agenzia delle Entrate - risposta all’interpello n. 740 del 20 ottobre 2021
Interpello articolo 11, comma 1, lett. a), legge 27 luglio 2000, n. 212 - dematerializzazione nota spese prodotta dal dipendente trasfertista

Nota spese, scontrini e fatture senza obbligo di firma digitale del dipendente trasfertista

Non è necessaria l’apposizione della firma digitale o di altro tipo di firma elettronica qualificata o avanzata ai fini della corretta formazione del documento in modalità digitale, neppure ai fini della rilevanza fiscale.

È questo un ulteriore aspetto chiarito dall’Agenzia delle Entrate relativamente alla corretta procedura per la gestione in formato elettronico di nota spese e relativi documenti giustificativi. La firma digitale è necessaria solo allo scopo di riconoscerne “l’efficacia e validità probatoria di scrittura privata prevista dall’articolo 2702 del codice civile”.

In particolare, l’articolo 22 del CAD prevede che:

“1-bis. La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia. [...]
4. Le copie formate ai sensi dei commi 1, 1-bis, 2 e 3 sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali formati in origine su supporto analogico, e sono idonee ad assolvere gli obblighi di conservazione previsti dalla legge, salvo quanto stabilito dal comma 5”.

Le copie per immagini di documenti analogici, se realizzate secondo le modalità sopra illustrate, sostituiscono ad ogni effetto di legge, e quindi anche a fini fiscali, i documenti analogici.

Nota spese, per i documenti analogici unici conservazione sostitutiva con intervento di un pubblico ufficiale

In conclusione, la risposta all’interpello n. 740 del 20 ottobre 2021 specifica che i documenti giustificativi (scontrini e fatture) allegati alle note spese trovano generalmente corrispondenza nella contabilità di cedenti e prestatori.

Si parla quindi di documenti analogici originali non unici e, secondo quanto previsto dall’articolo 1, lettera v) del CAD, si tratta di:

“documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi”

In caso contrario, ossia se il giustificativo allegato alla nota spese non consente di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, si parla di documenti analogici originali unici.

In tal caso, ai fini della conservazione sostitutiva, è necessario l’intervento di un pubblico ufficiale.

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