L’importanza della sicurezza documentale per i professionisti

Redazione - Ordini e casse professionali

La sfida della sicurezza documentale interessa grandi, piccole aziende e professionisti. Per questo è fondamentale scegliere la soluzione migliore per gestire i propri documenti in sicurezza e nel rispetto della privacy.

L'importanza della sicurezza documentale per i professionisti

La sfida della sicurezza documentale è un problema che interessa tutti, non solo le grandi aziende.

La trasformazione digitale degli ultimi anni ha permesso alle società e ai professionisti di cambiare diversi paradigmi del proprio lavoro, con un generale efficientamento dei processi aziendali e dei rapporti tra fornitori e clienti, sempre più stretti e snelli.

A riguardo basti pensare come secondo una ricerca di IDC, nei prossimi anni il 70% dei manager si aspetta di poter comunicare con i propri collaboratori senza vincoli legati allo spazio fisico di lavoro e al tempo. Molte piccole e medie aziende, la spina dorsale del Paese, e molti professionisti sottovalutano la strategicità della gestione dei documenti in termini di sicurezza e privacy.

Il tema della sicurezza delle informazioni è particolarmente cruciale se si considera la varietà di documenti che quotidianamente vengono elaborati e gestiti.

Condivisione, distribuzione e archiviazione dei dati sono fattori critici da gestire che riguardano tutte le strutture, da quelle con un approccio al lavoro più “classico” a quelle con uno stile più smart. Negli ultimi anni sia il mondo imprenditoriale che quello dei professionisti ha iniziato infatti ad adottare sempre più di frequente modelli basati sullo smart working, sul coworking e in mobilità.

Queste nuove soluzioni, che richiedono l’utilizzo fuori sede di device mobili che interagiscono con sistemi IT esterni a quelli dell’organizzazione di riferimento, comportano un cambiamento profondo nello svolgimento della propria attività professionale ma soprattutto richiedono una maggior consapevolezza nella gestione dei rischi legati alla sicurezza documentale e della privacy.

Rispetto alle aziende più strutturate, con divisioni e responsabili IT dedicati alla gestione di queste criticità, gli studi dei professionisti e le piccole e medie imprese hanno indubbiamente una maggior difficoltà nel gestire l’Information Security, ossia l’insieme delle misure e degli strumenti finalizzati a garantire e preservare confidenzialità, integrità e disponibilità delle informazioni.

Per capire l’importanza di questa leva basti pensare al valore del mercato della Cyber Security in Italia. Secondo gli Osservatori Digital Innovation della School of Management del Politecnico di Milano, nel 2017 è cresciuto del 12% a 1,09 miliardi di euro rispetto ai 976 milioni del 2016.

Grazie a soluzioni come KYOCERA Net Manager, sia le aziende che i professionisti possono garantire la sicurezza dei documenti e proteggere i dati confidenziali. Il tutto controllando i costi documentali e abilitando l’accesso solo agli utenti autorizzati.

Utilizzando ad esempio la funzione Print&Follow, i documenti inviati alla stampante risiedono temporaneamente sul server centrale e potranno essere rilasciati da qualsiasi dispositivo di stampa solo dopo autenticazione da parte dell’utente.

L’insieme delle soluzioni KYOCERA di difesa dei documenti permette di rendere l’intero parco documentale compatibile alle nuove regole internazionali sulla sicurezza e protezione dei dati, in questa direzione si inserisce l’introduzione dal 25 maggio scorso della normativa GDPR, che impone di proteggere i documenti lungo tutto il processo aziendale e di rendere più efficiente l’intera struttura organizzativa dei professionisti.

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