Digitalizzare lo studio professionale: come migliorare efficienza e gestione dei clienti con un’unica piattaforma

Digitalizzare per poter lavorare meglio, condividere dati e procedure, così come tenere costantemente traccia di appuntamenti e scadenze.

Per commercialisti e consulenti del lavoro, la digitalizzazione dello studio professionale diventa una via fondamentale per gestire al meglio il rapporto con i clienti, ma non solo.

In un contesto in cui il lavoro diventa sempre più smart e prendono piede modelli flessibili funzionali alla conciliazione di esigenze professionali e vita privata, digitalizzare significa anche poter gestire al meglio la collaborazione interna allo studio, condividere nell’immediato dati utili con il proprio team e monitorare lo stato di avanzamento dei progetti in corso.

Per chi opera in ambito fiscale e del lavoro, lo studio digitale è la via maestra anche per riuscire a monitorare scadenze e appuntamenti, ed è centrale dotarsi di software per le scadenze fiscali.

Come muoversi in un contesto in cui i software a disposizione aumentano di giorno in giorno? Scegliere una soluzione integrata e un CRM per commercialisti per la gestione dei clienti dello studio fiscale è fondamentale e con Bitrix24 è possibile gestire clienti, scadenze, documenti e collaboratori tramite un’unica piattaforma.

Digitalizzazione dello studio professionale: dai clienti ai collaboratori, tutto in un’unica piattaforma

Nel corso dell’ultimo decennio, tutte le attività lavorative sono state interessate da una vera e propria rivoluzione digitale.

Dalle modalità di comunicazione fino ad arrivare alla produzione, la transizione è stata e continua a essere un processo inevitabile, con impatti differenziati in base allo specifico scenario lavorativo.

Il contesto delle libere professioni è indubbiamente quello in cui il passaggio dall’analogico al digitale è stato più evidente nel corso degli ultimi anni. Basti pensare alla rivoluzione della fatturazione elettronica, che ha imposto anche ai più restii di confrontarsi con procedure di trasmissione e condivisione di documenti in modalità telematica.

La digitalizzazione dello studio professionale è stata quindi in primis una necessità dettata dall’evoluzione normativa, ma si è dimostrata sin da subito un’opportunità centrale per la crescita del proprio business, anche dal punto di vista qualitativo.

Ad oggi si tratta di un aspetto fondamentale per la gestione dello studio professionale ed è bene scegliere con cura gli strumenti che permettono di ottimizzare le necessità legate alla clientela con quelle che interessano la sfera di dipendenti e collaboratori.

La piattaforma Bitrix24 è una suite integrata di strumenti utili per commercialisti e consulenti alle prese con la sfida, e con le potenzialità, della digitalizzazione del proprio studio.

Non un unico strumento, ma una soluzione completa che integra un CRM così come molteplici strumenti di gestione di progetti e attività, scelta da oltre 15.000.000 di utenti in tutto il mondo.

La digitalizzazione dello studio professionale passa dal CRM di Bitrix24, alleato di commercialisti e consulenti

Un buon CRM è la base di partenza per la digitalizzazione dello studio professionale e con lo strumento messo a disposizione da Bitrix24 è possibile centralizzare tutte le informazioni dei propri clienti, dai contatti agli appunti delle riunioni, fino alla cronologia delle comunicazioni. Il tutto per avere una visione a 360 gradi di ogni cliente, migliorando il servizio e la personalizzazione.

Non si tratta di un semplice database, ma di una piattaforma intelligente e proattiva, a partire dalla gestione dei contatti, attuali, passati e potenziali, che è possibile condividere con ogni membro del proprio team di lavoro.

Il sistema CRM per commercialisti permette di visualizzare il funnel di ogni progetto o pratica in corso, consente di creare tappe personalizzate per ogni fase del lavoro, dalla prima consulenza alla chiusura della pratica. Il tutto per favorire e semplificare la gestione dei clienti dello studio professionale.

Tra gli aspetti innovativi, Bitrix24 integra la gestione delle comunicazioni direttamente nel CRM.
Che si tratti di e-mail, chiamate telefoniche o messaggi sui social media (come WhatsApp e Instagram), tutto viene registrato automaticamente nella scheda del cliente.

Questo garantisce che nessuna conversazione venga persa e che il proprio team possa riprendere il dialogo esattamente da dove era stato interrotto, offrendo un’esperienza fluida e professionale.

L’integrazione di CoPilot, l’assistente basato sull’intelligenza artificiale, consente di gestire il tutto senza sforzi: permette di riassumere lunghe telefonate con i clienti, generare bozze di e-mail o creare descrizioni dettagliate per gli incarichi.

In aggiunta, la piattaforma consente di ricevere pagamenti, firmare documenti in modalità elettronica così come incrementare il coinvolgimento dei propri clienti.

Non da ultimo, il CRM pensato per commercialisti e consulenti di Bitrix24 non si limita a gestire i dati, ma consente di trarne valore, permettendo di analizzare e monitorare le performance dello studio mediante la creazione di report dettagliati sui clienti, sulle pratiche più redditizie e sulle attività dei propri collaboratori.

Una funzionalità centrale per prendere decisioni strategiche, partendo dall’analisi dei dati.

Scadenze e appuntamenti periodici sempre sotto controllo

Funzionalità indispensabile per ogni studio professionale, e che un CRM deve avere per supportare commercialisti e consulenti, è senza dubbio lo scadenzario. Il calendario online di Bitrix24 permette di tenere traccia di scadenze e adempimenti, singoli e periodici.

Pianificare, organizzare e programmare: Bitrix24 è un programma avanzato di gestione delle scadenze, da quelle prettamente fiscali fino agli appuntamenti relativi al pagamento di fatture, bollette o alla programmazione di riunioni e incontri con i propri clienti. Rappresenta quindi un software per scadenze fiscali, e non, pratico e semplice da usare.

La funzionalità presente nel CRM permette di impostare promemoria via sms o e-mail, stabilendo con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati.

I calendari, personali o condivisi con il team di lavoro, permettono di abbinare ciascun contatto a una scadenza, agevolando anche l’assegnazione dei singoli adempimenti in caso di realtà più strutturate.

Uno scadenzario completo e totalmente personalizzabile, per adattarsi alle specificità dello studio.

Uno strumento per migliorare il lavoro in team e per la gestione dei dipendenti

In uno studio professionale è fondamentale curare anche la comunicazione e la collaborazione interna allo studio. Bitrix24 trasforma anche il modo in cui il team collabora, rendendo tutto più fluido e trasparente.

Le chat del team e le videochiamate integrate nel CRM snelliscono gli scambi, eliminano la necessità di passare da un’applicazione di messaggistica all’altra.

È possibile creare chat di gruppo per specifici progetti o clienti, garantendo che tutti i partecipanti siano allineati e che le informazioni non vadano perse.

Con Bitrix24 è inoltre possibile archiviare in modo sicuro tutti i documenti dello studio in un’unica posizione centralizzata, accessibile da qualsiasi dispositivo. Le autorizzazioni di accesso possono essere personalizzate per garantire che solo i collaboratori selezionati possano visualizzare o modificare file specifici, aumentando la sicurezza e la conformità.

Centrali anche le funzionalità per la pianificazione del lavoro. I calendari condivisi semplificano l’organizzazione delle riunioni e la gestione degli impegni. I membri del team possono controllare la disponibilità dei colleghi in tempo reale e prenotare rapidamente le riunioni, evitando sovrapposizioni e perdite di tempo.

Per chi si occupa di coordinare il flusso di lavoro, le attività del team possono essere organizzate in modo visuale e collaborativo, grazie alle bacheche Kanban per tenere traccia delle attività, i diagrammi di Gantt per la pianificazione a lungo termine e gli elenchi di controllo per le attività più complesse. Questo non solo aumenta la produttività, ma garantisce anche che ogni membro del team sia sempre aggiornato sullo stato dei progetti.

Per gli studi con più dipendenti, la piattaforma offre inoltre strumenti per la gestione delle risorse umane, inclusi profili dei dipendenti, organigramma aziendale e flussi di lavoro per le approvazioni delle ferie e le note spese.

Questo semplifica l’ingresso di nuovi assunti e automatizza i processi amministrativi.

In sintesi, il CRM di Bitrix24 è progettato per trasformare la complessità della gestione di uno studio professionale in un processo snello, automatizzato e sotto controllo.

Una digitalizzazione non si limita solo all’ufficio. Bitrix24 offre gli strumenti per gestire lo studio totalmente da remoto, garantendo flessibilità e continuità operativa. Tutte le funzionalità di Bitrix24 sono infatti disponibili su un’app, che permette di gestire lead, incarichi, fatture e comunicazioni anche in mobilità.