Ogni ultimo giorno del mese torna la scadenza per il collegamento tra POS e cassa: guida alla gestione degli adempimenti legati al nuovo obbligo
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POS e cassa da quest’anno sono inseparabili: il registratore telematico deve essere necessariamente collegato ai sistemi utilizzati per i pagamenti elettronici. Obiettivo? Permettere all’Agenzia delle Entrate di avere un quadro sempre chiaro e aggiornato degli scontrini emessi e delle somme incassate in maniera tracciabile.
L’obbligo arriva dalla Legge di Bilancio 2025 e aggiunge nuovi adempimenti nella complessiva gestione delle attività perché non devono essere comunicate solo le nuove attivazioni, ma anche tutte le variazioni.
Ed è per questo che la scadenza per procedere tramite il servizio online dedicato si ripete ogni ultimo giorno del mese.
Collegamento tra POS e cassa: quali sono le date di scadenza da rispettare?
Dopo il primo grande censimento dei POS avvenuto lo scorso aprile per le attività già in uso, l’Agenzia delle Entrate ha previsto una scadenza mobile da calcolare in base alla data di disponibilità del sistema fisico o virtuale che deve essere collegato al registratore telematico.
Ogni nuova connessione può essere stabilita tramite il portale delle Entrate, con il servizio gestione collegamenti, dal sesto all’ultimo giorno lavorativo del secondo mese successivo all’attivazione.
I nuovi POS introdotti nella gestione di una cassa già operativa o in occasione dell’avvio di una attività nel mese di ottobre dovranno essere comunicati entro fine dicembre, quelli di novembre a fine gennaio e così via.
In linea generale bisogna tenere presente che il sabato è considerato giorno non lavorativo e comunque non risulteranno tardive le operazioni di collegamento effettuate entro l’ultimo giorno del mese, specifica il provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 31 ottobre 2025 che ha stabilito le regole da seguire.
Collegamento tra POS e cassa: chi deve rispettare l’obbligo e chi è esonerato?
La necessità di rispettare questo obbligo e questa tabella di marcia interessa un’ampia platea di operatori economici.
In linea generale, tutti i soggetti che utilizzano un registratore telematico o la procedura web “Documento Commerciale on line” per la certificazione dei corrispettivi incassati tramite uno strumento di pagamento elettronico devono creare la connessione tra i sistemi in uso.
In base alla tipologia di vendite, però, non mancano situazioni più complesse, che richiedono una gestione particolare, o casi di esonero.
| TIPOLOGIA DI VENDITE | NUMERO DI POS E UTILIZZO | OBBLIGO DI COLLEGAMENTO |
OPERIAZIONI NEL PORTALE FATTURE E CORRISPETTIVI |
| Solo vendite certificate con documento commerciale | 1 o più | SI | Collegamento di tutti i POS |
| Vendite in parte certificate con documento commerciale e in parte con fattura | 1 o più, utilizzati per l’incasso sia dei documenti commerciali sia delle fatture | SI | Collegamento di tutti i POS |
| 1 o più, di cui almeno 1 utilizzato esclusivamente per l’incasso delle fatture | SI | Collegamento di tutti i POS utilizzati per l’incasso dei documenti commerciali.Limitatamente ai POS utilizzati esclusivamente per l’incasso delle fatture, possibilità di esclusione definitiva nella procedura web “POS non collegati” | |
| Solo vendite certificate con fattura | 1 o più | NO | Nessuna |
| Vendite in parte certificate con documento commerciale e in parte esonerate dalla certificazione |
1 o più, utilizzati per l’incasso sia dei documenti commerciali sia dei corrispettivi esonerati |
SI | Collegamento di tutti i POS |
| 1 o più, di cui almeno 1 utilizzato esclusivamente per l’incasso dei corrispettivi esonerati | SI | Collegamento di tutti i POS utilizzati per l’incasso dei documenti commerciali. Limitatamente ai POS utilizzati esclusivamente per i corrispettivi esonerati, possibilità di esclusione definitiva nella procedura web “POS non collegati” | |
| Solo vendite esonerate dalla certificazione dei corrispettivi | 1 o più | NO | Nessuna |
| Vendite in parte certificate con documento commerciale e in parte relative a vending machine, carburanti e/o ricarica veicoli elettrici |
1 o più, utilizzati per l’incasso sia dei documenti commerciali sia delle vending machine, carburanti e/o ricarica veicoli elettrici |
SI | Collegamento di tutti i POS |
| 1 o più, di cui almeno 1 utilizzato esclusivamente per l’incasso da vending machine, carburanti e/o ricarica veicoli elettrici |
SI | Collegamento di tutti i POS utilizzati per l’incasso dei documenti commerciali. Limitatamente ai POS utilizzati esclusivamente per i corrispettivi da vending machine, carburanti e/o ricarica veicoli elettrici, possibilità di esclusione definitiva nella procedura web “POS non collegati” | |
| Solo vendite relative a vending machine, carburanti e/o ricarica veicoli elettrici | 1 o più | NO | Nessuna |
Collegamento tra POS e cassa: come funziona la procedura online?
Il collegamento tra POS e registratore telematico deve essere effettuato sul portale online dell’Agenzia delle Entrate tramite il servizio online “gestione collegamenti” che si trova nella sezione Fatture e Corrispettivi.
Chi, invece, utilizza la procedura web “Documento Commerciale on line” può agire direttamente all’interno dello stesso sistema. Se nel primo caso sarà possibile delegare anche un intermediario, nel secondo gli esercenti dovranno stabilire il collegamento in autonomia.
Sul piano pratico, è necessario avere a disposizione i seguenti riferimenti:
- la matricola del registratore di cassa telematico;
- i dati identificativi dello strumento di pagamento elettronico;
- l’indirizzo dell’esercizio commerciale presso il quale vengono utilizzati.
Nel percorso web finalizzato a stabilire la connessione di solito sono già inseriti gli estremi dei sistemi in uso che risultano associati all’utenza: in caso contrario, è sempre possibile inserire manualmente un nuovo POS nell’elenco per poi procedere con l’associazione alla cassa o alla procedura delle Entrate.
I collegamenti possono essere anche multipli: un POS può essere connesso a più Registratori Telematici e viceversa.
In questo caso, i sistemi fisici utilizzati per i pagamenti elettronici devono essere tutti nello stesso punto vendita, un vincolo che invece non è previsto per quelli virtuali.
Collegamento tra POS e cassa: come funzionano le sanzioni per chi non si adegua?
Accanto al nuovo obbligo in vigore dal 2026 ha preso forma anche un pacchetto di sanzioni per chi non si adegua.
Per il mancato collegamento tra POS e cassa è previsto lo stesso trattamento riservato a chi non si dota di un registratore telematico: le multe vanno dai 1.000 ai 4.000 euro a cui si affiancano anche le sanzioni accessorie.
Non basta, poi, collegare gli strumenti in uso per essere al riparo: è necessario anche far arrivare all’Agenzia delle Entrate un flusso di informazioni su scontrini e pagamenti sempre corretto e completo.
Per ogni omessa, errata o tardiva trasmissione dei dati sui corrispettivi giornalieri, che non impatta sulla corretta liquidazione IVA, è prevista una sanzione di 100 euro, ma solo se si supera la soglia di tolleranza del 5 per cento.
Questo tetto concede agli esercenti un margine di errore ed è stato introdotto nel meccanismo sanzionatorio dall’articolo 33 del decreto legislativo n. 148 del 7 agosto 2026.
Con questo intervento è stata ammorbidita la linea rigida adottata per spingere i contribuenti a rispettare il nuovo obbligo, che in questi primi mesi di operatività ha generato una emersione di imponibile che supera i 10 miliardi di euro.
| Violazioni | Sanzioni previste |
|---|---|
| Mancato collegamento POS - cassa | Da 1.000 a 4.000 euro - Sanzione accessoria con sospensione dell’attività da 15 giorni a 2 mesi (fino a 6 mesi in caso di recidiva) |
| Mancate o tardive trasmissioni o errori sui dati | 100 euro per ogni singola violazione, fino a 1.000 euro per trimestre per violazioni formali, quando la discrepanza tra il numero delle operazioni regolate con pagamento elettronico, registrate e memorizzate ai fini della trasmissione dei dati dei corrispettivi giornalieri, e il numero dei pagamenti elettronici accettati supera il 5 per cento - Sanzione accessoria con sospensione dell’attività fino a 6 mesi in caso di 4 violazioni in 5 anni |
Articolo originale pubblicato su Informazione Fiscale qui: Collegamento tra POS e cassa: la scadenza torna ogni mese
