Agenzie per il lavoro: quali informazioni si possono chiedere ai candidati? Le novità nel codice di condotta

Le agenzie per il lavoro potranno seguire il nuovo codice di condotta per lo svolgimento delle attività intermediazione, ricerca e selezione del personale.

Il documento, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 6 marzo, contiene tutte le indicazioni per la corretta gestione dei dati personali dei candidati, dalle informazione che non è possibile acquisire ai termini di conservazione.

Non si possono ottenere informazioni in merito ad opinioni politiche, religiose o sindacali, né dati che rivelino l’orientamento sessuale della persona, dati genetici o dati biometrici.

Inoltre, non è possibile effettuare preselezioni sulla base di informazioni che riguardano stato matrimoniale, gravidanza, handicap, neanche con il consenso dei candidati.

Dai social si possono acquisire dati solo se disponibili su canali di natura professionale.

Il termine per la conservazione è di 48 mesi dall’ultima attività effettuata, 11 anni per la somministrazione.

Agenzie per il lavoro: quali informazioni si possono chiedere ai candidati? Le novità nel codice di condotta

Il nuovo codice di condotta per le Agenzie per il lavoro (APL), promosso da Assolavoro e approvato dal Garante della Privacy, è stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 55 del 6 marzo 2024.

Il documento definisce le cosiddette “best practices” per il corretto trattamento dei dati effettuato nell’ambito delle attività di intermediazione, ricerca e selezione del personale, somministrazione, mediazione tra domanda e offerta di lavoro e di supporto alla ricollocazione professionale.

Il codice, infatti, introduce diverse previsioni con l’obiettivo di tutelare le persone che si affidano alle APL per un sostegno nella ricerca di un impiego. Si passa dalle categorie di dati personali trattati dalla agenzie, alle informative da fornire ai lavoratori e alle lavoratrici fino ai termini di conservazione degli stessi.

L’adesione al codice è libera e facoltativa e non solleva le APL dall’adempimento degli obblighi previsti dalla normativa in materia.

Il meccanismo di adesione e le relative istruzioni sono messe a disposizione da Assolavoro sul proprio sito internet e sul sito dell’OdM, cioè l’Organismo di monitoraggio accreditato dal Garante e che svolge funzioni di controllo sull’applicazione e il rispetto del codice.

L’adesione avviene tramite la compilazione e la trasmissione all’OdM della “richiesta di adesione”, scaricabile direttamente dal sito. Questa dovrà essere firmata dal legale rappresentante.

Nello specifico, le Agenzie che aderiscono al Codice si impegnano a trattare solo dati strettamente necessari all’istaurazione del rapporto di lavoro.

Codice di condotta delle Agenzie per il lavoro: si possono trattare solo informazioni necessarie al rapporto di lavoro

Per effetto di tali previsioni, quindi, le agenzie per il lavoro non possono chiedere ai candidati informazioni in merito ad opinioni politiche, religiose o sindacali. Allo stesso modo, si legge sul sito del Garante, non possono effettuare preselezioni sulla base di informazioni che riguardano stato matrimoniale, gravidanza, handicap, neanche con il consenso dei candidati.

In fase di selezione, inoltre, le APL non possono reperire informazioni attraverso la consultazione dei profili social dei candidati. Le informazioni on line possono essere raccolte esclusivamente se rese disponibili su canali social di natura professionale, e comunque solo limitatamente ai dati connessi alla competenza richiesta.

In aggiunta, le APL non potranno acquisire referenze professionali da precedenti datori di lavoro e comunicarle ai soggetti per conto dei quali viene effettuata la ricerca di personale, senza aver prima ricevuto una esplicita autorizzazione da parte del candidato.

Anche con il consenso del candidato, poi, non sarà possibile trattare informazioni relative a illeciti disciplinari o procedimenti giudiziari che lo hanno visto coinvolto.

Nel caso in cui nei curricula inviati dai candidati siano presenti dati non pertinenti rispetto alla finalità perseguita, le APL che effettuano la selezione devono astenersi dall’utilizzare tali informazioni.

Anche in caso di trattamenti totalmente automatizzati ai lavoratori deve essere comunque sempre garantito almeno il diritto di ottenere l’intervento umano, di esprimere la propria opinione e di contestare la decisione.

Codice di condotta delle Agenzie per il lavoro: termini per la conservazione dei dati

Il codice interviene anche per quanto riguarda la conservazione dei dati, individuando precisi termini.

I dati relativi ai candidati trattati nell’ambito delle attività delle APL, ad esclusione della somministrazione di lavoro, devono essere conservati dalle agenzie per un periodo di massimo 48 mesi dall’ultima attività di ricerca e selezione svolta. Ad ogni modo, l’interessato ha la facoltà di poter chiedere in ogni momento la cancellazione.

Per quanto riguarda, invece, i rapporti di somministrazione, le APL conservano i dati per un periodo massimo di 11 anni dalla cessazione del rapporto di lavoro.

In allegato al codice, è fornito il “registro dei trattamenti tipici”, cioè dei principali trattamenti effettuati dall’APL in qualità di titolari e il modello di informativa della privacy per i candidati, che rispetta i requisiti del regolamento.

Per tutti gli altri dettagli si rimanda al testo integrale del codice di condotta.

Codice di condotta APL - GU n. 55 del 6 marzo 2024

Codice di condotta delle agenzie per il lavoro e Allegati 1 e 2