Contratti di lavoro: informative anche online, per le dichiarazioni serve la firma digitale

Stop al cartaceo per i nuovi rapporti di lavoro ma servono SPID, CIE e soprattutto la firma digitale.

Il Ministero del Lavoro apre alle semplificazioni proposte dai consulenti del lavoro ma con alcuni paletti.

L’obbligo di consegna della documentazione informativa, relativa all’instaurazione del rapporto di lavoro, può essere effettuato anche online, nell’area riservata della piattaforma informatica accessibile unicamente dal lavoratore.

Per le dichiarazioni del neo assunto in formato digitale serve necessariamente la firma elettronica di quest’ultimo. Non basta infatti l’autenticazione con SPID o CIE.

Contratti di lavoro: la documentazione informativa può essere consegnata anche online

La gestione del rapporto di lavoro si semplifica, con le procedure che fanno un altro passo verso la digitalizzazione.

Il Ministero del Lavoro accoglie le richieste del Consiglio nazionale dell’Ordine dei consulenti del lavoro aprendo alla consegna della documentazione informativa sul rapporto di lavoro (un obbligo da parte del datore di lavoro nei confronti del neo assunto) anche online.

Stop quindi ai moduli cartacei e alla consegna a mano. Per la consegna online, restano comunque precise istruzioni, come indicato dal Ministero nella risposta all’interpello 2/2026 pubblicata sul sito istituzionale.

I consulenti, infatti, hanno chiesto se fosse possibile consegnare la documentazione informativa al nuovo assunto caricandola in un’apposita sezione nella piattaforma informatica a cui il dipendente accede con credenziali personali, la stessa dove sono caricate anche le buste paga.

Il Ministero, come detto, si è detto favorevole a condizione che siano rispettati alcuni accorgimenti, legati in primis alla sicurezza e all’accessibilità.

Il dipendente che accede alla documentazione online, infatti, deve essere identificato con sicurezza e deve poter accedere ai contenuti senza difficoltà, con la piattaforma che deve consentire la visualizzazione, riproduzione e conservazione dei documenti, garantendo al contempo piena tracciabilità.

Va precisato che una eventuale indisponibilità, anche temporanea, della piattaforma non esonera il datore di lavoro dall’obbligo di consegna entro i tempi previsti. In questi casi deve sempre essere assicurata una modalità alternativa di consegna.

Come già chiarito dallo stesso Ministero in precedenti interpelli, resta sempre possibile inviare la documentazione tramite PEC o per mezzo di altri strumenti telematici che consentano la prova dell’avvenuta consegna.

Per tutti i documenti, infatti, anche se trasmessi in modalità digitale, il datore di lavoro deve sempre essere in grado di dimostrare, anche in sede di ispezione, l’effettiva consegna e la riconducibilità delle dichiarazioni ai relativi lavoratori.

Contratti di lavoro: per le dichiarazioni dei lavoratori in formato digitale serve la firma elettronica

Tra i documenti che il datore di lavoro è obbligato consegnare, online o in formato cartaceo, ai neo assunti non ci sono solo quelli informativi ma anche le dichiarazioni che devono essere rese dai lavoratori stessi, ad esempio la scelta per la destinazione del TFR.

Su questi particolari documenti, l’apertura c’è ugualmente ma appare un po’ più limitata.

Anche in caso di dichiarazioni è ammessa la consegna in formato digitale, con le modalità sopra descritte, ma “le dichiarazioni di scienza o di volontà rese dal lavoratore”, si legge nella risposta del Ministero, devono essere sottoscritte con firma digitale, firma elettronica qualificata o firma elettronica avanzata.

In questi casi, infatti, sono necessarie due fasi:

• autenticazione con SPID o CIE per l’accesso alla documentazione;
• firma digitale della dichiarazione. Questo perché l’identificazione con SPID o CIE non può essere considerata equivalente all’apposizione della firma elettronica, così come previsto dal CAD (il Codice dell’amministrazione digitale).

In questi casi, pertanto, il datore di lavoro deve verificare che la piattaforma informatica sia idonea e rispetti i requisiti per garantire le condizioni minime previste. Allo stesso modo degli altri documenti, il datore deve anche essere sempre in grado di dimostrare l’effettivo assolvimento degli adempimenti, anche in occasione di accertamenti ispettivi.