Regime contabile ordinario, semplificato, forfettario: quale scegliere?

La scelta del regime contabile e fiscale con il quale avviare - e poi gestire - un’attività d’impresa - è una delle prime grandi scelte che l’imprenditore deve assumere.

In alcuni casi la scelta è obbligata, come avviene per esempio per le società di capitali, che devono in ogni caso adottare il regime ordinario.

Partiamo quindi da alcuni concetti base per poi approfondire: cos’è e come funziona un regime contabile? Quando sentiamo parlare di regime contabile agevolato, forfettario, forfettario startup, ex minimi, semplificato, ordinario a cosa ci riferiamo esattamente?

In questo articolo cercheremo di spiegare in modo chiaro e sintetico il funzionamento del regime contabile maggiormente adatto alla propria attività, privilegiando un linguaggio semplice e non necessariamente formale.

Ci rivolgiamo quindi prevalentemente a imprenditori che vogliono capire qualcosa in più in materia di gestione contabile e fiscale, oltre agli studenti che vogliono rispolverare alcuni concetti di base.

Partiamo dalla comprensione della definizione e del meccanismo di funzionamento di un regime contabile, richiamando la normativa di riferimento di quelli attualmente utilizzabili dalle imprese individuali, dai lavoratori autonomi, dai professionisti e dalle società.

Diciamo subito che attualmente il regime contabile adottabile da imprese e professionisti può assumere tre forme::

• regime forfettario (agevolato);
• regime semplificato per cassa (o più correttamente delle “imprese minori”);
• regime ordinario.

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Regime contabile forfettario (agevolato), semplificato e ordinario: tabella riassuntiva

Prima di entrare nel merito del singolo regime contabile adottabile nel nostro caso, a seconda della natura giuridica del contribuente (ditta individuale, professionista o società) e delle dimensioni dell’attività, elenchiamo nella seguente tabella quali sono i requisiti necessari in termini di fatturato che contraddistinguono gli attuali regimi contabili in vigore ovvero il regime contabile forfettario, semplificato e ordinario:

Attenzione: il regime forfettario è stato oggetto di una profonda revisione negli ultimi anni, soprattutto per la parte relativa a requisiti e cause ostative. La consulenza di un dottore commercialista o di un altro professionista della materia può risultare davvero molto importante per non incorrere in errate valutazioni e, di conseguenza, in brutte sorprese.

Tra le ultime novità, con riferimento soprattutto alla Legge di Bilancio 2023, segnaliamo sinteticamente quanto segue:

• il nuovo regime forfettario prevede una soglia massima di ricavi pari ad 85.000 euro, a differenza dei precedenti 65.000;
• la fuoriuscita dal regime forfettario per superamento del limite dei ricavi sarà immediata nel caso di superamento del limite annuo di 100.000 euro; mentre avverrà nell’anno successivo in caso di superamento del limite di 85.000 euro ma non di 100.000 euro;
• i limiti di ricavi previsti per poter adottare il regime contabile semplificato vengono innalzati, nello specifico:
  • sono passati da 400.000 a 500.000 euro per le attività di prestazioni di servizi;
  • sono passati da 700.000 a 800.000 euro per le attività di cessione di beni.

Regime contabile semplificato per cassa: soggetti e requisiti

Il regime contabile semplificato, più correttamente regime contabile delle imprese minori, può essere adottato dalle seguenti categorie di soggetti:

• persone fisiche che esercitano attività commerciali in forma di ditta individuale (che non ha i requisiti per accedere al regime forfettario o, semplicemente, che non vuole aderirvi);
• società di persone (s.n.c. e s.a.s.);
• enti non commerciali che esercitano un’attività commerciale in via non prevalente.

Affinché tali soggetti possano fruire del regime contabile semplificato per le imprese minori è necessario che nell’anno precedente siano rispettati i seguenti parametri:

• ricavi < 500.000 euro nel caso di attività di prestazioni di servizi;
• ricavi < 800.000 euro nel caso di altre attività.

Per i contribuenti che svolgono contemporaneamente attività di prestazione di servizi ed altre attività:

• se i ricavi delle singole attività vengono annotati separatamente, la verifica del limite avviene sull’attività prevalente, considerando tuttavia che il totale non deve superare il limite di 800.000 euro (risoluzione Agenzia delle Entrate 293/E del 2007);
• in caso contrario, il regime contabile semplificato è ammesso se non si superano gli 800.000 euro totali.

Regime contabile semplificato: possibilità di opzione per la contabilità ordinaria
I contribuenti che adottano il regime contabile semplificato possono esercitare l’opzione per l’applicazione della contabilità ordinaria, ecco come:

• compilando l’apposita casella del quadro VO della dichiarazione IVA;
• applicando naturalmente tale regime contabile, vale il cosiddetto comportamento concludente.

La durata dell’opzione vale 1 anno.

Regime contabile semplificato: libri obbligatori ed esonero dal libro giornale
I contribuenti che operano nel regime contabile semplificato sono obbligati alla tenuta dei seguenti libri obbligatori:

• registri IVA dove annotare tutti i documenti rilevanti ai fini Iva (fatture di acquisto e di vendita, registro dei corrispettivi) nonché tutti gli oneri deducibili ai fini delle imposte sui redditi (anche se fuori campo Iva);
• registro cespiti ammortizzabili.

I contribuenti che operano nel regime contabile semplificato sono esonerati dalla tenuta del libro giornale e dalla predisposizione del bilancio di esercizio.

La rivoluzione del regime semplificato per cassa

La Legge di Bilancio 2017 ha riformato il regime contabile delle imprese in contabilità semplificata, introducendo il principio di cassa anche per questa particolare tipologia di contribuenti.

Le contabilità semplificate per cassa sono una novità che equipara la tenuta contabile e fiscale di commercianti ed artigiani a quella già in precedenza in vigore per i professionisti.

In estrema sintesi, il reddito delle contabilità semplificate per cassa viene determinato facendo riferimento ai ricavi effettivamente incassati, a prescindere dalla competenza economica (principio che, com’è noto, caratterizza il regime contabile ordinario).

Regime contabile ordinario: soggetti e requisiti

Il regime contabile ordinario è obbligatorio per le seguenti categorie di soggetti a prescindere dall’ammontare di ricavi conseguiti:

• S.p.A, S.r.l., S.r.l.s., S.a.p.a., società cooperative e mutue assicuratrici;
• Enti pubblici e privati che hanno per oggetto esclusivo o principale l’esercizio di attività commerciali;
• Stabili organizzazioni di società ed enti non residenti;
• Associazioni non riconosciute e consorzi che hanno per oggetto esclusivo o principale l’esercizio di attività commerciali.

Il regime contabile ordinario è obbligatorio anche per le seguenti categorie di soggetti qualora l’ammontare di ricavi conseguito sia superiore ai limiti visti sopra nella tabella di sintesi:

• Persone fisiche che esercitano attività commerciali;
• Società di persone (s.n.c. e s.a.s.);
• Enti non commerciali che esercitano anche un’attività commerciale in misura non prevalente.

Quest’ultima categoria di soggetti può comunque decidere di optare per il regime ordinario anche qualora i parametri relativi ai ricavi siano inferiori ai limiti previsti dalla normativa.

Una ragione di questa scelta potrebbe risiedere nella volontà di avere una contabilità completa e trasparente, tenuta secondo le stesse norme previste nel regime contabile ordinario.

Regime contabile ordinario: libri obbligatori e bilancio
I contribuenti che operano nel regime contabile ordinario sono obbligati alla tenuta dei seguenti libri obbligatori:

• registro cespiti ammortizzabili;
• libro giornale.

La tenuta e la stampa dei registri IVA non è più obbligatoria dal 2019 per effetto dell’entrata in vigore della fattura elettronica B2B.

In caso di imprese in forma societaria di capitali è obbligatoria anche la tenuta dei seguenti libri sociali:

• i libri sociali e contabili che consentono una rappresentazione finanziaria della struttura della società ovvero
  • il libro soci;
  • il libro delle obbligazioni;
  • il libro degli strumenti finanziari.

• i libri sociali e contabili che consentono la verifica del funzionamento degli organi societari ovvero
  • il libro delle adunanze e delle deliberazioni assembleari;
  • il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’organo amministrativo;
  • il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’organo di controllo;
  • il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti (ovviamente solo nel caso in cui l’impresa considerata abbia emesso un prestito obbligazionario).

Regime contabile: principio di cassa o principio di competenza

In materia di regime contabile appare opportuno concludere questo approfondimento con una precisazione importante: le registrazioni contabili di imprese e professionisti seguono logiche diverse.

Le imprese redigono le scritture contabili sulla base del principio di competenza ovvero:

“costi e ricavi sono registrati nell’esercizio di maturazione, indipendentemente dalla data di sostenimento del costo o di incasso del ricavo, mediante l’utilizzo di scritture di assestamento assestamento rilevate a fine anno”

Per le imprese l’eccezione a questa regola è rappresentata dal regime di cassa per i contribuenti in contabilità semplificata.

I professionisti, invece, tengono la propria contabilità secondo il principio di cassa secondo il quale:

“costi e ricavi sono registrati nell’esercizio di in cui sono sostenuti/percepiti, a prescindere dalla effettiva maturazione”

Anche i professionisti possono optare per il regime contabile ordinario.